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1 POLITIQUE RELATIVE AUX RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS SUR LA GESTION FINANCIÈRE PARTIE I PRÉAMBULE ATTENDU : A. que le paragraphe 83(1) de la Loi sur les Indiens reconnaît le pouvoir des premières nations de percevoir des recettes par l’imposition foncière et, accessoirement, celui de prendre des règlements administratifs pour établir la structure de gestion financière des fonds des premières nations; B. que, en vertu du Protocole d’entente (le « PE ») entre la Commission de la fiscalité des premières nations (la « Commission ») et le ministre des Affaires autochtones et du Développement du Nord canadien, la Commission est chargée d’examiner les règlements administratifs pris en vertu de l’article 83 et de les recommander au ministre pour approbation; C. que les politiques sont établies par la Commission pour favoriser la réalisation des objectifs stratégiques énoncés dans le PE et pour aider les premières nations à adopter des systèmes financiers qui permettront d’instaurer la confiance dans ceux-ci et de stimuler la croissance économique par la perception de recettes locales stables. PARTIE II OBJET La présente politique énonce les exigences que doivent respecter les règlements administratifs sur la gestion financière pris en vertu du paragraphe 83(1) de la Loi sur les Indiens. La Commission se fonde sur cette politique pour examiner et recommander pour approbation les règlements administratifs sur la gestion financière des premières nations, conformément au paragraphe 2.1 du PE entre la Commission et le ministre des Affaires autochtones et du Développement du Nord canadien. La Commission reconnaît que chaque régime de gestion financière d’une première nation fonctionne dans le contexte plus général de ses relations financières avec d’autres gouvernements. La présente politique vise à appuyer un cadre financier plus global des premières nations à l’échelle du Canada. PARTIE III AUTORISATION ET PUBLICATION La présente politique est établie en vertu du paragraphe 1.2 du PE entre la Commission et le ministre des Affaires autochtones et du Développement du Nord canadien. PARTIE IV APPLICATION La présente politique s’applique à tous les règlements administratifs sur la gestion financière qui sont soumis à la Commission pour examen et recommandation dans le cadre du PE. PARTIE V DÉFINITIONS Les définitions qui suivent s’appliquent à la présente politique. « administrateur de bande » L’employé ou l’entrepreneur nommé par le conseil à titre d’agent administratif principal de la première nation. « administrateur fiscal » L’administrateur fiscal nommé en vertu du règlement administratif sur l’imposition foncière de la première nation. Politique relative aux règlements administratifs sur la gestion financière
2 « agent financier principal » Le gestionnaire ou l’administrateur responsable de la gestion ou de l’administration quotidienne des systèmes de gestion financière de la première nation. « budget » Le budget annuel de la première nation qui fait état des prévisions des recettes et des dépenses de celle-ci pour l’exercice. « Commission » La Commission de la fiscalité des premières nations constituée en vertu de la Loi sur la gestion financière des premières nations, L.C. 2005, ch. 9. « compétence financière » Capacité de lire et de comprendre des états financiers qui présentent les questions comptables que l’on peut raisonnablement s’attendre à voir soulevées par les états financiers de la première nation. « compte d’impôts fonciers » Compte(s) établi(s) aux fins de la conservation, de l’utilisation et de la comptabilisation des recettes fiscales foncières et de l’établissement de rapports concernant celles-ci. « conflit d’intérêts » Circonstances dans lesquelles un particulier qui est membre du conseil de bande ou du conseil du trésor, ou qui est employé par la première nation ou l’un de ses services, utilise cette fonction ou cet emploi pour son gain personnel ou celui d’un membre de sa famille ou au détriment des intérêts de la première nation. « conseil » S’entend du conseil de bande au sens de la Loi. « dirigeants » Les postes d’administrateur de bande, de directeur des finances et d’administrateur fiscal établis par un règlement sur la gestion financière. « gain personnel » Gain financier découlant des intérêts personnels et commerciaux d’un particulier, notamment les avantages hors salaire, les avantages contractuels, les avantages sociaux scolaires, médicaux ou autres, les honoraires, le versement de sommes d’argent ainsi que l’attribution, la location ou toute autre concession d’un intérêt. « gestion financière » S’entend notamment de l’administration financière, du rendement financier et de la reddition de comptes. « institution financière » Banque, coopérative de crédit ou société de fiducie. « LGFPN » La Loi sur la gestion financière des premières nations, L.C. 2005, ch. 9. « Loi » La Loi sur les Indiens, L.R.C. 1985, ch. I-5, ainsi que les règlements pris en vertu de cette loi. « membre de la famille » Le conjoint, y compris le conjoint de fait, l’enfant, le père, la mère, le frère, la sœur, le beau-père, la belle-mère, l’oncle, la tante, le grand-père, la grand-mère, le gendre ou la bru d’une personne, ou tout membre de la parenté qui réside en permanence au domicile de cette dernière. « personne » Tout particulier ou son mandataire ou fiduciaire. « première nation » S’entend d’une bande au sens de la Loi. « principes comptables généralement reconnus » Les principes comptables généralement reconnus de l’Institut canadien des comptables agréés, y compris leurs modifications ou remplacements successifs. « recettes fiscales » Recettes perçues par la première nation en vertu d’un règlement sur l’imposition foncière. « règlement sur la gestion financière » Règlement administratif sur la gestion financière pris en vertu de l’article 83 de la Loi. « règlement sur l’imposition foncière » Règlement administratif ou texte législatif concernant l’imposition d’impôts fonciers, de taxes sur les activités ou de taxes d’aménagement, pris par la première nation en vertu de l’article 83 de la Loi ou de l’article 5 de la LGFPN. Politique relative aux règlements administratifs sur la gestion financière
3 « résolution » Motion adoptée et approuvée par une majorité des membres du conseil présents à une réunion dûment convoquée. Sauf disposition contraire de la présente politique, les termes utilisés dans celle-ci s’entendent au sens de la Loi. PARTIE VI POLITIQUE Énoncé de politique générale 1. Le règlement sur la gestion financière doit tenir compte des pratiques exemplaires en matière de gestion financière et atteindre ou dépasser les normes applicables aux régimes de gestion financière établies par le Conseil de gestion financière des premières nations. Avis public 2. Au moins trente (30) jours avant de prendre son premier règlement sur la gestion financière ou d’apporter une importante modification à un règlement sur la gestion financière existant, le conseil doit : a) publier un avis du projet de règlement ou de la modification sur le site Web de la Gazette des premières nations; b) afficher l’avis dans un endroit public sur les terres de la réserve ou publier l’avis sur le site Web de la première nation; c) envoyer une copie de l’avis à la Commission. Portée des règlements sur la gestion financière 3. Tout règlement sur la gestion financière s’applique à la gestion financière de la première nation. Rôles et responsabilités en matière de gestion financière Conseil 4. Tout règlement sur la gestion financière doit énoncer les responsabilités du conseil et prévoir notamment : a) toutes les questions ayant trait à la gestion financière de la première nation; b) l’approbation des politiques, procédures et orientations établies par le conseil; c) la nomination des membres et du président du comité des finances et d’examen de la vérification; d) l’approbation des budgets et des états financiers annuels de la première nation; e) l’approbation des emprunts de la première nation; f) l’établissement par écrit des politiques, procédures et orientations relatives à la gestion financière de la première nation; g) l’établissement par écrit des politiques ou procédures relatives à l’acquisition, à la protection et à la gestion des actifs de la première nation. Comité des finances et d’examen de la vérification 5. Le règlement sur la gestion financière doit prévoir les exigences suivantes quant au comité des finances et d’examen de la vérification (le « comité ») : a) le règlement doit constituer un comité des finances et d’examen de la vérification; b) le comité doit compter au moins trois (3) membres, dont la majorité ont une compétence en matière financière; Politique relative aux règlements administratifs sur la gestion financière
4 c) au moins vingt-cinq pour cent (25 %) des membres du comité doivent être des membres du conseil; d) les procédures du comité doivent être élaborées et doivent notamment indiquer le nombre de membres qui constituent le quorum, la façon de procéder en cas de partage des voix, la fréquence des réunions du comité, les rôles et responsabilités du comité et de ses membres, la nomination et la révocation des membres du comité, les rapports que le comité doit présenter au conseil, la durée du mandat et la nomination d’un président. Dirigeants 6. Le règlement sur la gestion financière doit exiger que le conseil nomme un administrateur de bande et que cette nomination prévoie : a) la durée du mandat et les conditions de la nomination; b) les rôles et responsabilités de l’administrateur de bande; c) les rapports exigés de l’administrateur de bande. 7. Le règlement sur la gestion financière doit exiger que le conseil nomme un directeur des finances et que cette nomination prévoie : a) la durée du mandat et les conditions de la nomination; b) les rôles et responsabilités du directeur des finances; c) les rapports exigés du directeur des finances. 8. Le règlement sur la gestion financière doit exiger que le conseil de la première nation qui exerce son pouvoir d’imposition foncière nomme un administrateur fiscal et que cette nomination prévoie : a) la durée du mandat et les conditions de la nomination; b) les rôles et responsabilités de l’administrateur fiscal; c) les rapports exigés de l’administrateur fiscal. Exercice 9. Le règlement sur la gestion financière doit fixer l’exercice de la première nation. Généralement, l’exercice commence le 1 er avril et se termine le 31 mars de l’année suivante. Budget annuel 10. Le règlement sur la gestion financière doit prévoir les exigences suivantes quant au budget annuel : a) la première nation est tenue d’établir un budget annuel; b) le budget annuel doit englober toutes les activités de la première nation; c) le budget annuel doit être approuvé par le conseil; d) un calendrier budgétaire doit être établi pour la première nation et doit préciser notamment à quel moment les budgets seront approuvés par le conseil et de quelle façon ils peuvent être modifiés; e) les membres de la première nation ont le droit d’avoir accès au budget annuel et le règlement fait mention des moyens à leur disposition pour y accéder; f) le règlement précise si les déficits budgétaires sont permis ou s’il faut avoir un budget équilibré. Vérification annuelle 11. Le règlement sur la gestion financière doit prévoir les exigences suivantes quant à la vérification des états financiers : a) les états financiers annuels doivent faire l’objet d’une vérification par un vérificateur; Politique relative aux règlements administratifs sur la gestion financière
5 b) dans les cas où la première nation possède un compte d’impôts fonciers, une vérification distincte est exigée pour ce compte; c) le vérificateur doit faire la vérification des états financiers annuels conformément aux principes comptables généralement reconnus, établis par l’Institut canadien des comptables agréés, et conformément aux exigences applicables en matière de rapports établies par le ministère des Affaires autochtones et du Développement du Nord canadien; d) la nomination du vérificateur doit prévoir la durée de son mandat et l’exigence que celui-ci soit indépendant, qu’il soit membre en règle de l’Institut canadien des comptables agréés, de l’Association des comptables généraux accrédités du Canada ou de la Société des comptables en management du Canada et qu’il soit autorisé par permis à pratiquer la comptabilité publique dans la province où sont situées la majorité des terres de réserve de la première nation; e) le vérificateur doit se voir accorder, sur demande, l’accès à tous les renseignements et documents de la première nation; f) les états financiers annuels vérifiés doivent être soumis au comité des finances et d’examen de la vérification dans les cent cinq (105) jours suivant la fin de l’exercice pour lequel ils ont été établis; g) le conseil doit examiner et approuver les états financiers annuels vérifiés dans les cent vingt (120) jours suivant la fin de l’exercice pour lequel ils ont été établis; h) le conseil doit examiner et approuver les états financiers annuels vérifiés; i) les membres de la première nation ont le droit d’avoir accès aux états financiers annuels vérifiés, et le règlement fait mention des moyens à leur disposition pour y accéder. Rapports financiers 12. Le règlement sur la gestion financière doit exiger que toutes les méthodes comptables de la première nation soient conformes aux principes comptables généralement reconnus. 13. Le règlement sur la gestion financière doit prévoir les exigences de rapports qui s’appliquent aux renseignements financiers mensuels et trimestriels et peut fixer des délais pour l’établissement et l’approbation des rapports. Comptes auprès des institutions financières 14. Le règlement sur la gestion financière doit prévoir les exigences suivantes quant aux comptes dans des institutions financières : a) tous les comptes de la première nation doivent être établis au nom de celle-ci, ouverts auprès d’une institution financière et autorisés par le conseil; b) lorsque la première nation a un règlement sur l’imposition foncière (pris en vertu de l’article 83 de la Loi sur les Indiens) ou un texte législatif sur l’imposition foncière (pris en vertu de la LGFPN), les recettes fiscales doivent être déposées dans un compte d’impôts fonciers distinct et les intérêts que ce compte rapporte doivent aussi être versés dans celui-ci; c) lorsque des fonds de réserve sont constitués, le règlement fait mention de l’objet du fonds de réserve, des conditions de son utilisation et des modalités applicables aux dépôts dans ce fonds et aux retraits de celui-ci; d) le règlement énonce les conditions auxquelles des dépenses peuvent être engagées sur les comptes de la première nation autres que le compte d’impôts fonciers; e) toute dépense faite sur le compte d’impôts fonciers doit être autorisée par un règlement administratif sur les dépenses (pris en vertu de l’article 83 de la Loi sur les Indiens) ou par un texte législatif sur les dépenses (pris en vertu de la LGFPN). Politique relative aux règlements administratifs sur la gestion financière
6 Prêts 15. Le règlement sur la gestion financière doit préciser que le conseil peut, par résolution, ou, si nécessaire, par règlement sur l’imposition foncière, consentir ou permettre que soit consenti un prêt sur les fonds de la première nation. Emprunts et titres de créance 16. Le règlement sur la gestion financière peut préciser que le conseil peut, par résolution, ou, si nécessaire, par règlement sur l’imposition foncière, au nom de la première nation : a) emprunter des fonds aux fins des activités de la première nation; b) émettre des obligations, des débentures et autres titres de créance aux fins des immobilisations de la première nation. Recouvrement de créances 17. Le règlement sur la gestion financière peut prévoir que le conseil négocie ou fait négocier un accord sur les modalités de paiement avec chaque personne ou chaque entité qui doit une somme d’argent à la première nation. Appels d’offres 18. Le règlement sur la gestion financière peut prévoir les exigences applicables à l’attribution de contrats, aux appels d’offres et demandes de soumissions et à la gestion des projets d’immobilisations. Conflits d’intérêts 19. Le règlement sur la gestion financière doit énoncer les règles régissant les conflits d’intérêts qui s’appliquent aux membres du conseil, au comité des finances et d’examen de la vérification, à l’administrateur de bande, au directeur des finances et aux autres employés des premières nations. Suspension ou congédiement 20. Le règlement sur la gestion financière doit prévoir les mesures disciplinaires que peut prendre le conseil en cas de violation des règles régissant les conflits d’intérêts. PARTIE VII ENTRÉE EN VIGUEUR La présente politique est établie et entre en vigueur le 20 juin 2012. PARTIE VIII DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS Toutes les demandes de renseignements concernant la présente politique doivent être adressées à : Commission de la fiscalité des premières nations 345, Chief Alex Thomas Way, bureau 321 Kamloops (Colombie-Britannique) V2H 1H1 Téléphone : (250) 828-9857 Politique relative aux règlements administratifs sur la gestion financière
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