Contenu de la décision
Premiere Nation Wolastoqiyik Wahsipekuk LOI SUR L'ADMINISTRATION FINANCIERE
i I
[Normes publiees le 1e r avril 2019]
TABLE DES MATIERES PARTIE I - Citation .................................................................................................................... 1 PARTIE II - Interpretation et application ............................................................................. 1 Partie Ill - Administration ........................................................................................................ 5 SECTION 1 - Grand Conseil de la Premiere Nation .......................................................... 5 SECTION 2 - Comite des finances et d'audit. ..................................................................... 6 SECTION 3 - Directeurs et employes ................................................................................ 1o SECTION 4 - Attentes en matiere de conduite ................................................................. 13 PARTIE IV - Gestion financiere ............................................................................................ 15 SECTION 1 - Plans financiers et budgets annuels .......................................................... 15 SECTION 2 - Revenus et depenses. .................................................................................. 17 SECTION 3 - Emprunts ........................................................................................................ 18 SECTION 4- Gestion des risques ...................................................................................... 19 SECTION 5 - Information financiere ................................................................................... 22 SECTION 6 - Information et technologies de /'information ............................................. 26 PARTIE V- Immobilisations corporelles .......................................................................... 27 PARTIE VI - Signalement d'inconduite .............................................................................. 29 PARTIE VII - Divers ................................................................................................................. 32
ii I
CONSIDERANT QUE : A. En vertu de !'article 9 de la Loi sur la gestion financiere des premieres nations, le conseil d'une Premiere Nation peut creer des lois relatives a !'administration financiere de la Premiere Nation;
B. Le Grand Conseil de la Premiere Nation Wolastoqiyik Wahsipekuk considere qu'il est dans l'interet de la Premiere Nation de creer une loi a ces fins; C. Le Grand Conseil de la Premiere Nation Wolastoqiyik Wahsipekuk souhaite abroger et remplacer la Loi sur /'administration financiere de la Premiere Nation Wolastoqiyik Wahsipekuk, adoptee le 1O j uillet 2020.
PAR CONSEQUENT, le Grand Conseil de la Premiere Nation Wolastoqiyik Wahsipekuk adopte ce qui suit :
PARTIE I - Citation Citation 1. La presente loi peut etre citee sous le titre de Loi sur /'administration financiere de la Premiere Nation Wolastoqiyik Wahsipekuk (la « LAF ») .
PARTIE II - Interpretation et application Definitions 2. (1) A mains que le contexte n'indique le contraire, dans la presente LAF : « actifs financiers de la Premiere Nation » signifie taus les fonds ou autres actifs financiers de la Premiere Nation;
« administration financiere » signifie la gestion, la supervision, le controle et la direction de !'ensemble des questions liees aux operations financieres de la Premiere Nation;
« Autorite financiere des Premieres nations » designe l'Autorite financiere des Premieres nations etablie en vertu de la Loi;
« auditeur » signifie l'auditeur de la Premiere Nation nomme en vertu de !'article 52; « autres recettes » signifie les autres recettes definies a !'article 3 du Reglement sur le financement garanti par d'autres recettes adopte en vertu de la Loi;
« budget » signifie le budget annuel de la Premiere Nation approuve par le Grand Conseil de la Premiere Nation;
« CGF » designe le Conseil de gestion financiere des Premieres Nations etabli en vertu de la Loi;
1 I
« code » signifie un code adopte par la Premiere Nation en vertu de la Loi sur la gestion du petrole et du gaz et des fonds des Premieres Nations ou un code fancier adopte par la Premiere Nation en vertu de la Loi sur la gestion des terres des premieres nations;
« Comite des finances et d'audit » signifie le Comite des finances et d'audit etabli en vertu de !'article 11;
« competences financieres » signifie la capacite de lire et de comprendre des etats financiers comportant des elements comptables que l'on peut raisonnablement s'attendre a trouver dans les etats financiers de la Premiere Nation;
« Conseil des sages » signifie le Conseil des sages au sens defini au Reglement du Conseil des sages de la Premiere Nation Wolastoqiyik Wahsipekuk.
« Directeur » signifie le directeur general, le directeur des finances et tout autre employe de la Premiere Nation designe par le Grand Conseil de la Premiere Nation a titre de Directeur; « directeur des finances » signifie la personne nommee a titre de directeur des finances en vertu de !'article 18;
« directeur general » signifie la personne nommee a titre de directeur general en vertu de !'article 17;
« document » signifie tout media sur lequel de !'information est inscrite ou conservee dans quelque format que ce soit, qu'il s'agisse de format graphique, electronique, mecanique ou autre;
« documents de la Premiere Nation » signifie taus les documents concernant la gouvernance, la gestion, les activites et !'administration financiere de la Premiere Nation;
« documents financiers » signifie taus les documents lies a !'administration financiere de la Premiere Nation, y compris les proces-verbaux des reunions du Grand Conseil de la Premiere Nation et du Comite des finances et d'audit;
« etats financiers annuels » signifie les etats financiers annuels de la Premiere Nation enonces a la Section 5 de la Partie IV;
« exercice » signifie l'exercice financier de la Premiere Nation indique a !'article 23; « Grand Conseil de la Premiere Nation » signifie le Grand Conseil de la Premiere Nation et comprend le Grand Chef de la Premiere Nation;
« institution financiere » signifie l'Autorite financiere des Premieres nations, une banque ou une cooperative d'epargne et de credit ou une caisse populaire;
« Loi » signifie la Loi sur la gestion financiere des premieres nations; « loi de la Premiere Nation » signifie toute loi, y compris tout reglement ou code de la Premiere Nation, cree par le Grand Conseil de la Premiere Nation ou par les membres de la Premiere Nation;
12
« membre du Grand Conseil de la Premiere Nation » signifie un membre du Grand Conseil de la Premiere Nation, soit les Chef Conseillers et le Grand Chef de la Premiere Nation;
« membre emprunteur » signifie une Premiere Nation acceptee en tant que membre emprunteur en vertu de la Loi;
« normes » signifie les normes etablies de temps a autre en vertu de la Loi; « normes du CGF » signifie les normes etablies de temps a autre par le CGF en vertu de la Loi; « PCGR » signifie les principes comptables generalement reconnus de Comptables professionnels agrees du Canada, y compris leurs modifications ou remplacements eventuels;
« plan financier pluriannuel » signifie le plan enonce a !'article 25; « plan strategique » signifie le plan enonce a !'article 24; « Premiere Nation » signifie Premiere Nation Wolastoqiyik Wahsipekuk, et Premiere Nation Wolastoqiyik (Malecite) Wahsipekuk, tel qu'inscrit a !'annexe de la Loi; « president du Grand Conseil de la Premiere Nation » signifie la personne nommee ou elue a la presidence du Grand Conseil de la Premiere Nation;
« rapport special » signifie un rapport decrit a !'article 51. (2) Sauf disposition contraire dans la presente LAF, les termes et expressions utilises dans la presente LAF ant le meme sens que celui qui leur est attribue dans la Loi.
(3) A mains qu'un terme ou une expression ne soit defini en vertu du paragraphe (1) ou (2) du present article ou d'une autre disposition de la presente LAF, les definitions de la Loi d'interpretation s'appliquent.
(4) Toutes les references a des textes legislatifs nommes dans la presente LAF concernent des textes legislatifs du gouvernement du Canada.
Interpretation 3.(1) Dans la presente LAF, les regles d'interpretation suivantes s'appliquent: a) les mots au singulier s'entendent egalement du pluriel et vice versa; b) les mots masculins s'entendent du feminin et vice versa et s'appliquent, le cas echeant, aux personnes physiques de l'un ou l'autre sexe et aux personnes morales;
31
c) si un mot ou un terme est defini, cette definition s'applique aux autres parties du discours et aux autres formes grammaticales du meme mot ou terme;
d) le terme « doit » signifie qu'une chose est obligatoire et le terme « peut » signifie qu'une chose est permise;
e) a mains que le contexte n'indique clairement le contraire, les expressions« y compris », « incluant » et « notamment » signifient « y compris mais non de fa9on !imitative »;
f)
une reference a un texte legislatif sous-entend egalement toute modification ou tout remplacement qui lui est apporte et tout reglement cree en vertu de celui-ci.
(2) La presente LAF a vocation permanente; exprimee dans un texte au present intemporel, elle s'applique a la situation du moment de fa9on a ce que le texte produise ses effets selon son esprit, son sens et son objet.
(3) Les mots dans la presente LAF qui font reference a un Directeur, designe par sa fonction ou autrement, s'appliquent egalement a toute personne designee par le Grand Conseil de la Premiere Nation comme etant autorisee a agir au nom du Directeur ou a toute personne affectee ou deleguee pour occuper le paste du Directeur en vertu de la presente LAF.
Calcul des delais 4. Dans la presente LAF, les delais doivent etre calcules conformement aux regles suivantes:
a) si le delai pour prendre une mesure expire ou tombe un jour ferie, la mesure peut etre prise le jour ouvrable suivant;
b) si l'on fait reference a un delai exprime autrement qu'en termes de « jours francs », entre deux evenements, on calculera ce delai en ne comptant pas le jour ou survient le premier evenement et en comptant le jour ou survient le deuxieme evenement;
c) si le delai doit commencer ou se terminer un jour determine ou courir jusqu'a un jour determine, ce jour est compte;
d) si le delai doit commencer apres ou a compter d'un jour determine, ce jour n'est pas compte;
e) lorsqu'un acte doit etre accompli dans un delai qui suit ou precede un jour determine, ce jour n'est pas compte.
Conflit de lois 5.(1) S'il ya un conflit entre la presente LAF et une autre loi de la Premiere Nation, autre qu'un code, la presente LAF prevaut.
(2) S'il y a un conflit entre la presente LAF et la Loi, la Loi prevaut. Portee et application 6. La presente LAF s'applique a !'administration financiere de la Premiere Nation.
14
Partie Ill - Administration SECTION 1 - Grand Conseil de la Premiere Nation Responsabilites du Grand Conseil de la Premiere Nation 7.(1) Le Grand Conseil de la Premiere Nation est responsable de toutes les questions liees a !'administration financiere de la Premiere Nation, qu'elles aient ete affectees ou deleguees ou non a un Directeur, un employe, un comite, un sous-traitant ou un mandataire en vertu de la presente LAF.
(2) Sous reserve de l'alinea 5(1)f) de la Loi, de la presente LAF et de toute autre loi de la Premiere Nation applicable, le Grand Conseil de la Premiere Nation peut deleguer l'une ou l'autre de ses fonctions a ses Directeurs, employes, comites, sous-traitants ou mandataires en vertu de la presente LAF, a !'exception des fonctions suivantes:
a) !'approbation des politiques du Grand Conseil de la Premiere Nation; b) la nomination des membres, du president du Comite des finances et d'audit et du vice-president du Comite des finances et d'audit;
c) !'approbation des budgets et des etats financiers de la Premiere Nation; d) !'approbation d'emprunts de la Premiere Nation. Politiques et procedures du Grand Conseil de la Premiere Nation 8.(1) Sous reserve du paragraphe (2), le Grand Conseil de la Premiere Nation peut etablir des politiques et des procedures concernant toute question liee a !'administration financiere de la Premiere Nation.
(2) Le Grand Conseil de la Premiere Nation doit etablir des politiques et des procedures concernant !'acquisition, la gestion et la protection des actifs de la Premiere Nation.
(3) Le Grand Conseil de la Premiere Nation ne doit pas etablir de politiques ou de procedures concernant !'administration financiere de la Premiere Nation qui entrent en conflit avec la presente LAF, la Loi ou les PCGR, a !'exception de ce qui est permis en vertu du paragraphe 51 (2) de la presente LAF.
(4) Le Grand Conseil de la Premiere Nation doit veiller a ce que des politiques et des procedures relatives aux ressources humaines soient corn;ues et mises en reuvre afin de favoriser des mesures de controle interne de !'administration financiere efficaces.
(5) Le Grand Conseil de la Premiere Nation doit veiller ace que toutes les procedures creees en vertu de la presente LAF :
51
a) relevent d'une politique approuvee par le Grand Conseil de la Premiere Nation et s'y conforment;
b) soient approuvees par le Grand Conseil de la Premiere Nation ou par le directeur general.
(6) Le Grand Conseil de la Premiere Nation doit consigner toutes les politiques et les procedures de la Premiere Nation enoncees dans la presente LAF et les mettre a la disposition de toute personne tenue d'agir conformement a celles-ci ou susceptible d'etre directement concernee par celles-ci.
Rapports sur la remuneration et les depenses 9.(1) Dans le present article: « depenses » inclut les coots lies au transport, au logement, aux repas et a l'accueil ainsi que les coots accessoires;
« entite » signifie une societe par actions ou un partenariat, une coentreprise ou toute autre association non incorporee ou tout organisme dont les transactions financieres sont consolidees dans les etats financiers de la Premiere Nation conformement aux PCGR;
« remuneration » signifie les salaires, les traitements, les commissions, les primes, les frais, les honoraires et les dividendes ainsi que tout autre avantage pecuniaire et non pecuniaire.
(2) Le directeur des finances doit preparer, annuellement, un rapport enumerant separement le montant de la remuneration payee et des depenses remboursees par la Premiere Nation ou par toute entite a chacun des membres du Grand Conseil de la Premiere Nation, que ces sommes soient versees au membre du Grand Conseil de la Premiere Nation alors que celui-ci agissait en sa capacite de membre du Grand Conseil de la Premiere Nation ou en toute autre capacite.
SECTION 2 - Comite des finances et d'audit Interpretation 10. Dans la presente section, « Comite » signifie le Comite des finances et d'audit. Mise en place du Comite 11.(1) Le Comite des finances et d'audit de la Premiere Nation est mis en place afin de fournir des conseils et des recommandations au Grand Conseil de la Premiere Nation et pour !'assister dans son processus decisionnel a l'egard de !'administration financiere de la Premiere Nation.
(2) Le Grand Conseil de la Premiere Nation doit nommer au mains trois (3) membres du Comite, dont la majorite doit posseder des competences financieres et qui doivent taus etre independants.
(3) Aux fins du present article, une personne est consideree comme independante si elle n'a pas une relation financiere directe ou indirecte avec le gouvernement d'une Premiere Nation dont le Grand Conseil de la Premiere Nation pourrait raisonnablement s'attendre a ce qu'elle nuise a l'independance de son jugement a titre de membre du Comite.
(4) Le Grand Conseil de la Premiere Nation doit etablir des politiques et des procedures: a) etablissant les criteres permettant de determiner si une personne est admissible a devenir un membre du Comite et est independante;
16
b) exigeant la confirmation, avant la nomination, que chaque membre potentiel du Comite est admissible a devenir membre et est independant;
c) exigeant que chaque membre du Comite signe annuellement une declaration qui confirme qu'il repond toujours aux criteres enonces a l'alinea a); et
d) autorisant la nomination d'un membre suppleant du Comite afin de remedier aux absences occasionnelles d'un Chef Conseiller, membre du Comite. Les articles de la presente LAF qui visent les membres du Comite s'appliquent au membre suppleant avec les adaptations necessaires.
(5) Si le Comite est constitue de : a) trois (3) membres, au mains un (1) membre du Comite doit etre un membre du Grand Conseil de la Premiere Nation;
b) quatre (4) membres ou plus, au mains deux (2) membres doivent etre des membres du Grand Conseil de la Premiere Nation.
(6) Sous reserve du paragraphe (7), les membres du Comite doivent etre nommes pour des mandats decales d'au mains trente-six (36) mois consecutifs.
(7) Un membre du Comite peut etre destitue de ses fonctions par le Grand Conseil de la Premiere Nation si :
a) le membre est absent a trois (3) reunions consecutives fixees par le Comite; b) le president du Comite recommande la destitution. (8) Si un membre du Comite est destitue de ses fonctions, s'il demissionne ou s'il decede avant la fin de son mandat, le Grand Conseil de la Premiere Nation doit nommer dans les plus brefs delais un membre remplai;ant qui remplira le mandat du premier membre par interim jusqu'a la fin du mandat.
President et vice-president 12. (1) Le Grand Conseil de la Premiere Nation doit nommer un president et un vice-president du Comite, et l'un d'entre eux doit etre un membre du Grand Conseil de la Premiere Nation.
(2) Si le Grand Conseil de la Premiere Nation nomme a titre de president du Comite une personne qui n'est pas membre du Grand Conseil de la Premiere Nation :
71
a) le Grand Conseil de la Premiere Nation doit transmettre au president du Comite un avis de convocation et l'ordre du jour relatifs a toutes les reunions du Grand Conseil de la Premiere Nation;
b) sur demande du president du Comite, le Grand Conseil de la Premiere Nation doit lui fournir toute !'information ou taus les documents fournis au Grand Conseil de la Premiere Nation relativement aux sujets portes a l'ordre du jour;
c) le president du Comite peut assister et prendre la parole aux reunions du Grand Conseil de la Premiere Nation.
Procedures du Comite 13.(1) Le quorum du Comite est constitue de cinquante pour cent (50 %) du nombre total de ses membres, incluant au mains un (1) membre du Grand Conseil de la Premiere Nation.
(2) A mains qu'un membre du Comite ne soit pas autorise a participer a une decision en raison d'un conflit d'interets, chaque membre du Comite dispose d'un (1) vote a l'egard de toutes les decisions du Comite.
(3) En cas d'egalite des voix lors d'un vote au sein du Comite, le president du Comite exercera un vote preponderant qui mettra fin a cette egalite. (4) Sous reserve du paragraphe (5), le directeur general et le directeur des finances doivent etre avises de toutes les reunions du Comite et, sous reserve d'exceptions raisonnables, doivent assister a ces reunions.
(5) Le directeur general ou le directeur des finances peut etre exclu de la totalite ou d'une partie d'une reunion du Comite a la suite d'un vote par appel nominal : a) si la question traitee porte sur une question confidentielle de nature personnelle ou relative au rendement du directeur general ou du directeur des finances;
b) s'il s'agit d'une reunion avec l'auditeur. (6) Le Comite doit se reunir : a) au mains une fois par trimestre de chaque exercice afin de gerer les activites du Comite;
b) dans les plus brefs delais apres avoir rec;u les etats financiers annuels audites et le rapport de l'auditeur.
(7) Le Comite doit fournir les proces-verbaux de ses reunions au Grand Conseil de la Premiere Nation et faire rapport au Grand Conseil de la Premiere Nation de la teneur de chacune des reunions du Comite, dans les plus brefs delais apres chacune de ces reunions.
(8) Sous reserve de la presente LAF et des directives donnees par le Grand Conseil de la Premiere Nation, le Comite peut etablir des regles concernant la tenue de ses reunions.
(9) Apres avoir consulte le directeur general, le Comite peut retenir les services d'un consultant afin de l'aider a s'acquitter de l'une ou l'autre de ses responsabilites. Responsabilites en matiere de planification financiere 14.(1) Le Comite doit tenir les activites suivantes concernant !'administration financiere de la Premiere Nation :
a) examiner le plan strategique et le plan financier pluriannuel annuellement et les recommander au Grand Conseil de la Premiere Nation pour approbation;
b) examiner les avant-projets de budget annuel et les recommander au Grand Conseil de la Premiere Nation pour approbation;
18
c) surveiller, en permanence, le rendement financier de la Premiere Nation en fonction du budget et signaler tout ecart important au Grand Conseil de la Premiere Nation;
d) examiner les etats financiers trimestriels et les recommander au Grand Conseil de la Premiere Nation pour approbation;
e) examiner les etats financiers annuels audites et tous les rapports speciaux, le cas echeant, et formuler des recommandations au Grand Conseil de la Premiere Nation a cet egard;
f) tenir toute autre activite specifiee par le Grand Conseil de la Premiere Nation qui n'est pas contraire a la Loi ou incompatible avec les fonctions du Comite specifiees dans la presente LAF;
g) exercer tout autre fonction requise du Comite en vertu de la presente LAF. (2) Le Comite peut faire rapport ou soumettre des recommandations au Grand Conseil de la Premiere Nation concernant toute question liee a !'administration financiere de la Premiere Nation qui n'est pas autrement specifiee comme etant sa responsabilite en vertu de la presente LAF.
Responsabilites en matiere d'audit et de surveillance 15. Le Comite doit tenir les activites suivantes en matiere d'audit et de surveillance relativement a !'administration financiere de la Premiere Nation :
a) formuler des recommandations au Grand Conseil de la Premiere Nation en ce qui concerne le choix, l'embauche et le rendement d'un auditeur;
b) se rassurer quanta l'impartialite d'un auditeur propose ou engage; c) examiner la planification, la tenue et les resultats des activites d'audit et formuler des recommandations au Grand Conseil de la Premiere Nation a cet egard;
d) examiner de fa9on periodique les politiques et les procedures relatives aux depenses remboursables et aux avantages accessoires des membres du Grand Conseil de la Premiere Nation, des Directeurs et des employes de la Premiere Nation et formuler des recommandations a cet egard au Grand Conseil de la Premiere Nation;
e) surveiller les risques lies !'information financiere et a la fraude et l'efficacite des mesures d'attenuation de ces risques en tenant compte du coat de mise en reuvre de ces mesures;
f)
proceder a un examen de la presente LAF en vertu de !'article 75 et recommander, s'il ya lieu, des modifications au Grand Conseil de la Premiere Nation;
g) examiner de fa9on periodique le mandat du Comite et formuler des recommandations a cet egard au Grand Conseil de la Premiere Nation.
91
Responsabilites deleguees par le Grand Conseil de la Premiere Nation 16. Sous reserve de l'alinea 14(1)e), le Grand Conseil de la Premiere Nation peut confier au Comite ou a tout autre comite etabli par le Grand Conseil de la Premiere Nation toute autre tache liee a !'administration financiere de la Premiere Nation. SECTION 3- Directeurs et employes Directeur general 17.(1) Le Grand Conseil de la Premiere Nation doit nommer une personne a titre de directeur general de la Premiere Nation et peut etablir les modalites de cette nomination.
(2) Relevant du Grand Conseil de la Premiere Nation, le directeur general est responsable de la direction de la planification, de !'organisation, de la mise en reuvre et de !'evaluation de la gestion globale des activites quotidiennes de la Premiere Nation, y compris les taches suivantes
a) preparer et recommander pour approbation par le Grand Conseil de la Premiere Nation la description des pouvoirs, des responsabilites et des fonctions de taus les employes de la Premiere Nation;
b) surveiller, superviser et diriger les activites de taus les Directeurs et employes de la Premiere Nation;
c) superviser et administrer les contrats de la Premiere Nation; d) determiner, evaluer et surveiller les risques lies a !'information financiere et a la fraude et faire rapport sur ces derniers;
e) surveiller l'efficacite des mesures d'attenuation des risques vises a l'alinea c) en tenant compte des coots de mise en reuvre de ces mesures et en faire rapport;
f) exercer toute autre fonction attribuee au directeur general en vertu de la presente LAF; g) executer toute autre activite specifiee par le Grand Conseil de la Premiere Nation qui n'est pas contraire a la Loi ou incompatible avec les fonctions du directeur general specifiees dans la presente LAF.
(3) Le directeur general peut confier !'execution de toute tache ou fonction lui incombant (a !'exception de !'approbation de procedures creees en vertu de la presente LAF) :
a) a un Directeur ou un employe de la Premiere Nation; b) sous reserve de !'approbation du Grand Conseil de la Premiere Nation, a un sous traitant ou a un mandataire de la Premiere Nation. (4) Aucune delegation de responsabilites ou de fonctions en vertu du paragraphe (3) ne libere le directeur general de sa responsabilite de veiller a ce que ces taches ou fonctions soient executees convenablement.
110
Directeur des finances 18.(1) Le Grand Conseil de la Premiere Nation doit nommer une personne a titre de directeur des finances de la Premiere Nation et peut etablir les modalites de cette nomination.
(2) Relevant du directeur general, le directeur des finances est responsable de la gestion quotidienne des systemes d'administration financiere de la Premiere Nation, y compris les taches suivantes:
a) s'assurer que les systemes, les politiques, les procedures et les mesures de contr61e interne lies aux systemes d'administration financiere sont con<;us de maniere adequate et utilises de maniere efficace;
b) administrer et tenir a jour les plans et la liste des comptes de la Premiere Nation; c) preparer les avant-projets de budget annuel; d) preparer les informations financieres mensuelles ex1gees a !'article 48, les etats financiers trimestriels exiges a !'article 49 et les avant-projets d'etats financiers annuels exiges a !'article 50; e) preparer les valets financiers des rapports destines au Grand Conseil de la Premiere Nation et du plan financier pluriannuel;
f)
surveiller activement le respect de taus les accords et ententes de financement conclus par la Premiere Nation;
g) administrer et superviser la preparation et la tenue des documents financiers et des systemes de rapports sur !'administration financiere;
h) surveiller activement le respect de la Loi, de la presente LAF, de toute autre loi de la Premiere Nation applicable, des normes applicables et de toutes les politiques et procedures concernant !'administration financiere de la Premiere Nation;
i)
evaluer les systemes d'administration financiere de la Premiere Nation et recommander des ameliorations;
j) elaborer et recommander des procedures visant a proteger les actifs et s'assurer que les procedures approuvees sont suivies;
k) elaborer et recommander au Grand Conseil de la Premiere Nation des procedures visant a determiner et a attenuer les risques lies a !'information financiere et a la fraude et s'assurer que les procedures approuvees sont suivies;
I)
executer toute autre tache attribuee au directeur des finances en vertu de la presente LAF;
m) executer toute autre activite specifiee par le directeur general qui n'est pas contraire a la Loi ou incompatible avec les fonctions du directeur des finances specifiees dans la presente LAF.
11 I
(3) Sous reserve de !'approbation du directeur general, le directeur des finances peut deleguer !'execution de l'une ou l'autre de ses taches ou de ses fonctions a un Directeur, un employe, un sous-traitant ou un mandataire de la Premiere Nation, mais cette delegation ne libere aucunement le directeur des finances de sa responsabilite de veiller a ce que ces taches ou fonctions soient executees convenablement.
Structure organisationnelle 19.(1) Le Grand Conseil de la Premiere Nation doit etablir et maintenir un organigramme a jour des systemes de gouvernance, de gestion et d'administration de la Premiere Nation.
(2) L'organigramme prevu au paragraphe (1) doit comporter les informations suivantes: a) taus les systemes de gouvernance, de gestion et d'administration de la Premiere Nation;
b) !'organisation des systemes decrits a l'alinea a), y compris les liens qui existent entre eux;
c) les roles et responsabilites specifiques de chaque echelon de !'organisation des systemes decrits a l'alinea a); d) taus les pastes de gouvernance, de gestion et d'administration a chacun des echelons de !'organisation des systemes decrits a l'alinea a), y compris : i) les membres du Grand Conseil de la Premiere Nation, du Comite des finances et d'audit et de taus les autres comites du Grand Conseil de la Premiere Nation et de la Premiere Nation;
ii)
le directeur general, le directeur des finances et les autres Directeurs de la Premiere Nation;
iii) les principales relations hierarchiques et de responsabilite entre le Grand Conseil de la Premiere Nation, les comites vises au sous-alinea i) et les Directeurs vises au sous-alinea ii).
(3) Sur demande, le directeur general doit fournir une copie de l'organigramme prevu au paragraphe (1) a un membre du Grand Conseil de la Premiere Nation, un membre de l'un des comites enonces au sous-alinea (2)d)i), un Directeur ou un employe ou a un sous-traitant ou un mandataire de la Premiere Nation et a un membre de la Premiere Nation. (4) Dans !'execution de ses responsabilites en vertu de la presente LAF, le directeur general doit recommander pour approbation et mise en reuvre par le Grand Conseil de la Premiere Nation des politiques et des procedures en matiere de ressources humaines qui favorisent des mesures de controle interne de !'administration financiere efficaces.
(5) Le Grand Conseil de la Premiere Nation doit prendre toutes les mesures raisonnablement necessaires afin de s'assurer que la Premiere Nation embauche ou maintient un personnel qualifie et competent pour les activites liees a !'administration financiere de la Premiere Nation.
112
SECTION 4 - Attentes en matiere de conduite Politiques et procedures relatives aux conflits d'interets 20.(1) Le Grand Conseil de la Premiere Nation doit etablir des politiques et des procedures visant a eviter, a attenuer et a divulguer tout conflit d'interets reel ou potentiel des membres du Grand Conseil de la Premiere Nation, des Directeurs, des employes, des membres de comites, des sous-traitants et des mandataires.
(2) Les politiques et les procedures enoncees au paragraphe (1) doivent comporter ce qui suit:
a) une definition des interets prives pouvant donner lieu a un conflit d'interets; b) !'exigence de la tenue d'un dossier contenant toutes les divulgations et les declarations relatives aux conflits d'interets reels ou potentiels;
c) des restrictions precises relatives a !'acceptation de cadeaux et d'avantages pouvant etre raisonnablement per9us comme ayant ete offerts afin d'influencer la prise d'une decision;
d) !'interdiction a toute personne en conflit d'interets de tenter d'influencer une decision ou de participer a la prise d'une decision portant sur le sujet a la source du conflit d'interets;
e) la fa9on d'aborder tout conflit d'interets non divulgue ou tout conflit d'interets allegue mais non reconnu d'un membre du Grand Conseil de la Premiere Nation.
Conduite des membres du Grand Conseil de la Premiere Nation 21.(1) Lorsqu'il exerce un pouvoir, une fonction ou une responsabilite lie a !'administration financiere de la Premiere Nation, un membre du Grand Conseil de la Premiere Nation doit:
a) se conformer a la presente LAF, a la Loi, a toute autre loi, politique et procedure de la Premiere Nation applicable et a toutes les normes applicables; b) agir honnetement, de bonne foi et dans l'interet de la Premiere Nation; c) agir avec le soin, la diligence et la competence dont ferait preuve une personne raisonnablement prudente en pareilles circonstances;
d) eviter les conflits d'interets et se conformer aux politiques et procedures applicables creees en vertu de !'article 20.
(2) Une fois par annee, un membre du Grand Conseil de la Premiere Nation doit remettre au directeur general une divulgation ecrite de ses interets prives pouvant donner lieu a un conflit d'interets.
(3) Si un membre du Grand Conseil de la Premiere Nation estime etre en conflit d'interets, ii doit le divulguer par ecrit au Grand Conseil de la Premiere Nation dans les plus brefs delais.
131
(4) S'il est determine en vertu de la presente LAF ou par un tribunal competent qu'un membre du Grand Conseil de la Premiere Nation a enfreint le present article, le Grand Conseil de la Premiere Nation peut prendre l'une ou l'autre ou la totalite des mesures suivantes :
a) demettre le membre du Grand Conseil de la Premiere Nation des responsabilites administratives ou du portefeuille qui lui avaient ete confies;
b) retenir la remuneration du membre du Grand Conseil de la Premiere Nation pendant une certaine periode;
c) inscrire le mecontentement du Grand Conseil de la Premiere Nation dans le proces verbal de la reunion du Grand Conseil de la Premiere Nation;
d) prendre toute autre mesure appropriee permise en vertu d'une loi, d'un code ou d'une politique de la Premiere Nation;
e) prendre taus les moyens juridiques a sa disposition pour remedier a la situation. Conduite des Directeurs, employes, sous-traitants, etc. 22.(1) Le present article s'applique: a) a un Directeur, employe, sous-traitant et mandataire de la Premiere Nation; b) a une personne agissant aux termes de pouvoirs delegues par le Grand Conseil de la Premiere Nation ou par la Premiere Nation;
c) a un membre d'un comite du Grand Conseil de la Premiere Nation ou a un membre de la Premiere Nation qui n'est pas un membre du Grand Conseil de la Premiere Nation.
(2) Lorsqu'une personne exerce un pouvoir, une fonction ou une responsabilite lie a !'administration financiere de la Premiere Nation, cette personne doit :
a) se conformer a la presente LAF, a la Loi, a toute autre loi de la Premiere Nation applicable et a toutes les normes applicables; b) se conformer a toutes les politiques et procedures de la Premiere Nation; c) eviter les conflits d'interets et se conformer aux politiques et aux procedures applicables creees en vertu de l'article 20.
(3) Si un Directeur, un employe, un membre d'un comite, un sous-traitant ou un mandataire estime etre en conflit d'interets, cette personne doit le divulguer par ecrit sans tarder au directeur general ou, dans le cas du directeur general, au president du Comite des finances et d'audit.
(4) Le Grand Conseil de la Premiere Nation doit integrer les dispositions applicables du present article aux :
a) modalites de l'emploi ou du mandat de chacun des Directeurs ou des employes de la Premiere Nation;
114
b) modalites de chacun des contrats d'un sous-traitant de la Premiere Nation; c) modalites du mandat de chacun des membres d'un comite qui n'est pas un membre du Grand Conseil de la Premiere Nation;
d) modalites du mandat de chacun des mandataires de la Premiere Nation. (5) Si une personne contrevient a une disposition du present article, les mesures suivantes peuvent etre prises :
a) un Directeur ou un employe peut faire l'objet de mesures disciplinaires, y compris le congediement;
b) le contrat d'un sous-traitant peut etre resilie; c) la nomination d'un membre d'un comite peut etre revoquee; d) la nomination d'un mandataire peut etre revoquee; e) le Grand Conseil de la Premiere Nation peut prendre taus les moyens juridiques a sa disposition pour remedier a la situation.
Exercice 23. suivante.
PARTIE IV- Gestion financiere SECTION 1 - Plans financiers et budgets annue/s
L'exercice financier de la Premiere Nation est du 1er avril au 31 mars de l'annee
Plan strategique 24.(1) Le Grand Conseil de la Premiere Nation doit: a) approuver un plan strategique enongant la vision a long terme de la Premiere Nation et de ses membres;
b) examiner le plan strategique de fagon periodique et le mettre a jour au besoin. (2) Le Grand Conseil de la Premiere Nation doit tenir compte du plan strategique lors de la prise de decisions financieres qui auront une incidence sur les membres de la Premiere Nation ou sur les actifs financiers de la Premiere Nation.
Plan financier pluriannuel 25.(1) Le plan financier pluriannuel dont ii est question dans le present article doit etre utilise par la Premiere Nation comme base sur laquelle se fonder pour prendre ses decisions financieres de maniere conforme a la vision du plan strategique et en appui a celui-ci.
(2) Le plan financier pluriannuel doit etre conforme a ce qui suit :
151
a) comporter une periode de planification de cinq (5) exercices, composee de l'exercice courant et de quatre (4) exercices successifs;
b) etre fonde sur les projections de revenus, de depenses et de transferts entre comptes; c) etablir les revenus projetes, repartis en categories importantes; d) etablir les depenses projetees, reparties en categories importantes; e) indiquer si, au cours de l'un des cinq (5) exercices du plan, un deficit ou un excedent est prevu dans la projection des revenus et des depenses pour cet exercice.
(3) Au plus tard le 28 fevrier de chaque annee, le directeur des finances doit preparer et presenter pour examen au Comite des finances et d'audit un avant-projet de plan financier pluriannuel pour le prochain exercice.
(4) Au plus tard le 15 mars de chaque annee, le Comite des finances et d'audit doit examiner l'avant-projet de plan financier pluriannuel prepare par le directeur des finances et faire une recommandation au Grand Conseil de la Premiere Nation aux fins d'approbation de ce plan;
(5) Le Grand Conseil de la Premiere Nation doit approuver, au plus tard le 31 mars de chaque annee, un plan financier pluriannuel pour le prochain exercice.
Budget annuel 26.(1) Le budget annuel doit englober toutes les operations dont est responsable la Premiere Nation et doit determiner :
a) les revenus projetes, repartis en categories importantes, et le montant estime des revenus pour chaque categorie;
b) les depenses projetees, reparties en categories importantes, et le montant estime des depenses pour chaque categorie;
c) tout deficit ou excedent annuel et accumule prevu et, le cas echeant, !'application de l'excedent a la fin de l'exercice. (2) Au plus tard le 28 fevrier de chaque annee, le directeur des finances doit preparer et presenter pour examen au Comite des finances et d'audit un avant-projet de budget annuel pour le prochain exercice.
(3) Au plus tard le 15 mars de chaque annee, le Comite des finances et d'audit doit examiner l'avant-projet de budget annuel prepare par le directeur des finances et faire une recommandation au Grand Conseil de la Premiere Nation aux fins d'approbation du budget.
(4) Au plus tard le 31 mars de chaque annee, le Grand Conseil de la Premiere Nation doit examiner et approuver le budget annuel pour le prochain exercice.
116
Autres exigences liees aux deficits budgetaires 27. Si un avant-projet de budget annuel comporte un deficit propose, le Grand Conseil de la Premiere Nation doit s'assurer que :
a) le plan financier pluriannuel illustre de quelle fa9on et a quel moment ce deficit sera redresse et de quelle maniere ce redressement sera applique;
b) le deficit n'a aucune repercussion negative a l'egard de la solvabilite de la Premiere Nation.
Modification des budgets 28.( 1) Le Grand Conseil de la Premiere Nation doit approuver toute modification apportee au budget.
(2) Sous reserve de toute depense urgente enoncee a l'alinea 32 c), a mains qu'un changement important et imprevu ne survienne en ce qui concerne les revenus ou les depenses prevus de la Premiere Nation ou les priorites en matiere de depenses du Grand Conseil de la Premiere Nation, le Grand Conseil de la Premiere Nation ne doit pas approuver une modification proposee au budget.
Politique en matiere d'information et de sollicitation de la Premiere Nation 29. Le Grand Conseil de la Premiere Nation doit etablir des politiques et des procedures concernant les moyens par lesquels on envisage d'informer ou de solliciter les membres de la Premiere Nation a l'egard de ce qui suit :
a) le plan strategique; b) le plan financier pluriannuel; c) le budget annuel propose, y compris tout deficit budgetaire; d) toute depense extraordinaire. SECTION 2 - Revenus et depenses Comptes d'institutions financieres 30. La Premiere Nation peut etablir taus les comptes d'une institution financiere pouvant etre necessaires et requis afin de gerer les actifs financiers de la Premiere Nation.
Depenses prevues au budget 31. La Premiere Nation ne peut utiliser les fonds de la Premiere Nation que pour engager les depenses prevues au budget approuve et en vigueur au moment de !'engagement d'une depense.
171
Procedures et politiques exigees 32. (1) Le Grand Conseil de la Premiere Nation doit etablir des politiques et des procedures a l'egard de ce qui suit : a) gestion et controle efficaces de toute la tresorerie et de tous les fonds et revenus de la Premiere Nation, y compris les mesures de controle interne concernant les comptes d'institution financiere et la gestion des actifs.
b) gestion efficace de toutes les depenses de la Premiere Nation, y compris les mesures de controle interne concernant les comptes d'institution financiere et !'acquisition de biens et services;
c) depenses urgentes et non prevues au budget si ces depenses ne sont pas expressement interdites en vertu de la presente LAF ou d'une autre loi de la Premiere Nation;
d) gestion des avances de fonds, des retenues, des depots et des remboursements; e) perception et application d'interets; f) radiation et extinction de dettes; g) excedents de fin d'exercice. SECTION 3 - Emprunts Politiques et procedures relatives aux emprunts 33.(1) Le Grand Conseil de la Premiere Nation doit etablir des politiques et des procedures concernant l'endettement de la Premiere Nation, l'octroi de suretes, la gestion des dettes et !'utilisation des capitaux empruntes.
(2) Le Grand Conseil de la Premiere Nation peut autoriser l'emprunt de fonds par la Premiere Nation conformement aux politiques et aux procedures de la Premiere Nation et a la presente LAF.
Exigences applicables aux membres emprunteurs 34.(1) Le present article s'applique si la Premiere Nation est un membre emprunteur. (2) Les fonds empruntes par la Premiere Nation aupres de l'Autorite financiere des Premieres nations qui sont garantis par d'autres recettes ne peuvent etre utilises qu'aux fins autorisees par !'article 4 du Reglement sur le financement garanti par d'autres recettes adopte en vertu de la Loi.
Emprunts pour nouveaux projets d'immobilisations 35. Le Grand Conseil de la Premiere Nation doit etablir des politiques et des procedures relativement aux moyens par lesquels les membres de la Premiere Nation seront informes ou sollicites relativement aux emprunts pour les nouveaux projets d'immobilisations decrits a la Partie V.
118
Signature des conventions de surete 36. Une convention de sQrete consentie par la Premiere Nation doit etre signee par le membre du Grand Conseil de la Premiere Nation designe par le Grand Conseil de la Premiere Nation et par le directeur general ou le directeur des finances.
SECTION 4 - Gestion des risques Gestion des activites a but lucratif 37.(1) Si la Premiere Nation a !'intention d'exercer des activites a but lucratif, le Grand Conseil de la Premiere Nation doit etablir des politiques et des procedures a l'egard des restrictions ou de la gestion des risques lies a l'exercice de telles activites par la Premiere Nation. (2) Le Grand Conseil de la Premiere Nation peut autoriser l'exercice d'activites a but lucratif par la Premiere Nation conformement aux politiques et aux procedures etablies par le Grand Conseil de la Premiere Nation.
Garanties et indemnites 38.(1) La Premiere Nation ne doit donner aucune garantie sans que le Grand Conseil de la Premiere Nation ait pris en consideration le rapport du directeur des finances conformement au paragraphe (2).
(2) Avant que le Grand Conseil de la Premiere Nation n'autorise une garantie en vertu du paragraphe (1), le directeur des finances doit preparer un rapport a !'intention du Grand Conseil de la Premiere Nation enumerant tous les risques lies a l'octroi de la garantie et evaluant la capacite de la Premiere Nation d'honorer la garantie advenant qu'elle soit tenue de le faire.
(3) La Premiere Nation ne doit pas octroyer d'indemnite, sauf si : a) elle y est autorisee en vertu de !'article 72; b) l'indemnite est necessaire et accessoire a un autre accord auquel la Premiere Nation est partie et est prevue dans celui-ci;
c) l'indemnite decoule d'une garantie accordee par la Premiere Nation et autorisee en vertu de la presente LAF ou d'une autre loi de la Premiere Nation.
(4) Sous reserve de la resolution decrite a !'article 72, le Grand Conseil de la Premiere Nation doit etablir des politiques et des procedures relativement aux garanties et aux indemnites, comme suit:
191
a) specifiant les circonstances dans lesquelles une indemnite peut etre accordee sans l'autorisation du Grand Conseil de la Premiere Nation;
b) designant les personnes qui peuvent accorder une indemnite au nom de la Premiere Nation et specifiant le montant maximal de toute indemnite pouvant etre accordee par celles-ci;
c) specifiant toutes les modalites selon lesquelles une garantie ou une indemnite peut etre accordee;
d) specifiant les documents devant etre conserves relativement a toutes les garanties et indemnites accordees par la Premiere Nation.
Placements 39.(1) La Premiere Nation peut investir les actifs financiers de la Premiere Nation conformement aux conditions enoncees dans la presente LAF ou dans une autre loi de la Premiere Nation.
(2) Si la Premiere Nation a !'intention d'investir les actifs financiers de la Premiere Nation, le Grand Conseil de la Premiere Nation doit d'abord approuver une strategie de gestion des placements.
(3) Le Grand Conseil de la Premiere Nation doit etablir des politiques et des procedures a l'egard de !'elaboration, de !'approbation et de !'examen periodique de la strategie de gestion des placements effectues au moyen des actifs financiers de la Premiere Nation.
(4) Si la Premiere Nation est autorisee a investir ses actifs financiers, le Grand Conseil de la Premiere Nation peut autoriser le directeur des finances a investir les actifs financiers de la Premiere Nation :
a) de la fac;on expressement approuvee par le Grand Conseil de la Premiere Nation; ou b) conformement a la strategie de gestion des placements approuvee par le Grand Conseil de la Premiere Nation en vertu du paragraphe (2).
(5) Malgre toute autre disposition de la presente LAF, la Premiere Nation ne peut investir les fonds issus de transferts gouvernementaux que dans des placements specifies aux alineas 82(3)a), b), c) ou d) de la Loi et dans des titres emis par l'Autorite financiere des Premieres nations ou une autorite financiere municipale etablie par une province.
(6) Le Grand Conseil de la Premiere Nation doit etablir les politiques et les procedures designant les institutions financieres ou les types d'institutions financieres aupres desquelles la Premiere Nation peut investir des fonds.
Prets 40.(1) Le Grand Conseil de la Premiere Nation doit etablir des politiques et des procedures a l'egard des prets que peut consentir la Premiere Nation a meme ses actifs financiers, y compris les mesures visant a assurer une gestion et un recouvrement efficaces de ces prets. (2) Le Grand Conseil de la Premiere Nation peut approuver l'octroi de prets a meme les actifs financiers de la Premiere Nation conformement aux politiques et aux procedures de la Premiere Nation.
Prets permis pour les membres de la Premiere Nation 41.(1) La Premiere Nation peut consentir un pret a un membre de la Premiere Nation:
I 20
a) si le pret est fait dans le cadre d'un programme de la Premiere Nation approuve par le Grand Conseil de la Premiere Nation;
b) si ce programme est universellement accessible, que ses modalites ont ete publiees et qu'il est transparent.
(2) Si la Premiere Nation a !'intention d'octroyer des prets a des membres de la Premiere Nation, le Grand Conseil de la Premiere Nation doit etablir des politiques et des procedures a l'egard de l'exercice et de la gestion efficaces du programme dont ii est question dans le present article.
(3) Le Grand Conseil de la Premiere Nation peut approuver l'octroi de prets aux membres de la Premiere Nation conformement aux politiques et aux procedures enoncees au paragraphe (2).
Evaluation et gestion des risques 42.(1) Annuellement, et plus souvent si necessaire, le directeur general, en collaboration avec le directeur des finances, doit determiner et evaluer taus les risques importants lies aux actifs financiers de la Premiere Nation, aux immobilisations corporelles de la Premiere Nation, telles qu'elles sont definies a la Partie V, et aux activites de la Premiere Nation.
(2) Annuellement, et plus souvent si necessaire, le directeur general doit faire rapport au Comite des finances et d'audit relativement aux plans proposes afin d'attenuer les risques determines conformement au paragraphe (1) ou, s'il ya lieu, de gerer ou de transferer ces risques au moyen d'ententes avec d'autres organisations ou en souscrivant une couverture d'assurance.
Assurance 43.(1) Sur recommandation du Comite des finances et d'audit, le Grand Conseil de la Premiere Nation doit se procurer et maintenir en vigueur toutes les couvertures d'assurance appropriees compte tenu des risques determines conformement a !'article 42 et at out autre risque lie aux actifs, aux biens ou aux ressources sous la garde ou sous le controle de la Premiere Nation.
(2) Le Grand Conseil de la Premiere Nation peut souscrire et maintenir en vigueur une couverture d'assurance au profit d'un membre du Grand Conseil de la Premiere Nation ou d'un Directeur ou de leurs representants personnels les protegeant centre toute responsabilite decoulant du fait que cette personne est ou a ete un membre du Grand Conseil de la Premiere Nation ou un Directeur.
Risques de fraude 44. Le Grand Conseil de la Premiere Nation doit etablir des politiques et des procedures permettant de detecter et d'evaluer les risques de fraude au sein de la Premiere Nation.
Controles operationnels 45. Le Grand Conseil de la Premiere Nation doit etablir des politiques et des procedures relativement a l'etablissement et a la mise en ceuvre d'un systeme de controle interne efficace qui assure la bonne marche et l'efficacite des activites de la Premiere Nation.
21 I
PCGR 46. PCGR.
SECTION 5 - Information financiere
Toutes les pratiques comptables de la Premiere Nation doivent etre conformes aux
Comptabilite distincte 47. Si la Premiere Nation a contracte un emprunt aupres de l'Autorite financiere des Premieres nations qui est garanti par d'autres recettes, le directeur des finances doit :
a) comptabiliser les autres recettes de la Premiere Nation de fac;on distincte des autres fonds de la Premiere Nation;
b) sur demande, fournir les informations comptables a l'egard des autres recettes de la Premiere Nation a l'Autorite financiere des Premieres nations ou au CGF. Information financiere mensuelle 48.(1) Le directeur des finances doit preparer les informations financieres mensuelles concernant les operations financieres de la Premiere Nation, et ce, dans le format et selon le contenu approuve par le Grand Conseil de la Premiere Nation sur recommandation du Comite des finances et d'audit.
(2) Le directeur des finances doit fournir les informations financieres prevues au paragraphe (1) au directeur general dans un delai raisonnable apres la fin du mois pour lequel les informations ant ete preparees.
Etats financiers trimestriels 49.(1) A la fin de chaque trimestre de l'exercice, le directeur des finances doit preparer les etats financiers de la Premiere Nation pour ce trimestre, et ce, dans le format et selon le contenu approuve par le Grand Conseil de la Premiere Nation sur recommandation du Comite des finances et d'audit.
(2) Le directeur des finances doit presenter les etats financiers trimestriels prevus au paragraphe (1) au Grand Conseil de la Premiere Nation et au Comite des finances et d'audit au plus tard quarante-cinq (45) jours apres la fin du trimestre pour lequel ils ant ete prepares.
(3) Les etats financiers trimestriels enonces au paragraphe (1) doivent etre: a) examines par le Comite des finances et d'audit et recommandes au Grand Conseil de la Premiere Nation aux fins d'approbation;
b) examines et approuves par le Grand Conseil de la Premiere Nation. Etats financiers annuels 50.(1) A la fin de chaque exercice, le directeur des finances doit preparer les etats financiers annuels de la Premiere Nation pour cet exercice conformement aux PCGR.
122
(2) Les etats financiers annuels doivent etre prepares et presentes dans le format approuve par le Grand Conseil de la Premiere Nation sur recommandation du Comite des finances et d'audit.
(3) Les etats financiers annuels doivent comprendre toute !'information financiere de la Premiere Nation pour l'exercice ecoule.
(4) Le directeur des finances doit presenter l'avant-projet d'etats financiers annuels au Comite des finances et d'audit aux fins d'examen dans un delai raisonnable apres la fin de l'exercice pour lequel ils ont ete prepares.
(5) Le Comite des finances et d'audit doit presenter l'avant-projet d'etats financiers annuels au Grand Conseil de la Premiere Nation aux fins d'examen dans un delai raisonnable apres la fin de l'exercice pour lequel ils ont ete prepares.
(6) Aux fins du present article, un delai raisonnable s'entend de la periode appropriee pour permettre !'audit des etats financiers dans le delai exige au paragraphe 54(1).
Rapports speciaux 51.(1) Le directeur des finances doit preparer les rapports speciaux suivants: a) un rapport indiquant tous les paiements faits dans le but d'honorer les garanties et les indemnites pour cet exercice;
b) un rapport enongant les informations exigees a !'article 9; c) un rapport enumerant toutes les remises de dettes ou d'obligations accordees par la Premiere Nation;
d) tout autre rapport exige en vertu de la Loi ou d'une entente. (2) Le directeur des finances peut preparer des rapports speciaux selon un referentiel comptable autre que les PCGR, au besoin, pour se conformer aux obligations d'information financiere de la Premiere Nation en vertu d'une entente.
Nomination de l'auditeur 52.(1) La Premiere Nation doit nommer un auditeur pour chaque exercice qui assumera cette fonction jusqu'au plus tardif des evenements suivants :
a) la fin de la reunion du Grand Conseil de la Premiere Nation durant laquelle les etats financiers annuels audites pour cet exercice sont a l'etude; b) la date a laquelle le successeur de l'auditeur est nomme. (2) Les modalites entourant la nomination de l'auditeur doivent etre enoncees dans une lettre de mission approuvee par le Comite des finances et d'audit et doivent comporter le contenu prescrit par les normes d'audit generalement reconnues du Canada.
(3) Pour etre admissible a etre nomme auditeur de la Premiere Nation, un auditeur doit :
231
a) etre independant de la Premiere Nation, de ses entites liees, des membres de son Grand Conseil de la Premiere Nation, de ses Directeurs et de ses membres;
b) etre un cabinet comptable ou un expert-comptable qui est: i) membre en regle de Comptables professionnels agrees du Canada et de ses homologues respectifs dans la province ou le territoire ou le cabinet comptable ou l'expert-comptable exerce ses activites;
ii) detenteur d'un permis ou qui est autrement autorise a exercer ses activites de comptable dans la province ou le territoire ou la majeure partie des terres des reserves de la Premiere Nation sont situees.
(4) Si l'auditeur cesse d'etre independant, ii doit, dans les plus brefs delais apres avoir pris connaissance des circonstances :
a) aviser la Premiere Nation des circonstances par ecrit; b) eliminer les circonstances qui ont entraine la perte d'independance ou demissionner de sa fonction d'auditeur.
Pouvoirs de l'auditeur 53.(1) Pour proceder a un audit des etats financiers annuels de la Premiere Nation, l'auditeur doit avoir acces a : a) tous les documents de la Premiere Nation aux fins d'examen ou d'inspection et obtenir des copies de ces documents sur demande;
b) tous les membres du Grand Conseil de la Premiere Nation, Directeurs, employes, sous-traitants ou mandataires de la Premiere Nation afin de les questionner ou de leur demander de !'information.
(2) Sur demande de l'auditeur, chacune des personnes visees a l'alinea (1)b) doit: a) mettre tous les documents specifies a l'alinea (1 )a) qui sont sous sa garde ou sous son contr6Ie a la disposition de l'auditeur; b) fournir a l'auditeur des explications et des informations completes concernant les activites de la Premiere Nation afin de lui permettre d'exercer ses fonctions d'auditeur.
(3) L'auditeur doit recevoir un avis a l'egard de : a) chacune des reunions du Comite des finances et d'audit; b) la reunion du Grand Conseil de la Premiere Nation au cours de laquelle l'audit annuel, y compris les etats financiers annuels, seront examines et approuves.
(4) Sous reserve du paragraphe (6), l'auditeur peut assister a toute reunion pour laquelle ii doit recevoir un avis en vertu du present article ou a laquelle l'auditeur est invite, et lors de ces reunions, ii doit avoir !'occasion d'etre entendu a propos de tout sujet le concernant en sa qualite d'auditeur de la Premiere Nation.
I 24
(5) L'auditeur peut, a sa discretion, communiquer avec le Comite des finances et d'audit afin de discuter de tout sujet sur lequel l'auditeur recommande au Comite de se pencher.
(6) L'auditeur peut etre exclu de la totalite ou de toute partie d'une reunion du Comite des finances et d'audit ou du Grand Conseil de la Premiere Nation au moyen d'un vote par appel nominal si la question a etre debattue porte sur la nomination ou la destitution de l'auditeur.
Exigences relatives au niveau d'assurance de l'auditeur 54.(1) L'auditeur doit fournir un rapport de l'auditeur portant sur les etats financiers annuels au plus tard cent-vingt (120) jours apres la fin de l'exercice.
(2) L'auditeur doit proceder a !'audit des etats financiers annuels conformement aux normes d'audit generalement reconnues du Canada.
(3) L'auditeur doit fournir un rapport de l'auditeur ou un rapport de mission d'examen portant sur les rapports speciaux enonces a !'article 51. Examen des etats financiers annuels audites 55.(1) Les etats financiers annuels audites doivent etre presentes au Comite des finances et d'audit aux fins d'examen dans un delai raisonnable apres la fin de l'exercice pour lequel ils ant ete prepares.
(2) Le Grand Conseil de la Premiere Nation doit examiner et approuver les etats financiers annuels audites au plus tard cent-vingt (120) jours apres la fin de l'exercice pour lequel ils ant ete prepares.
Acces aux etats financiers annuels 56.(1) Avant que les etats financiers annuels ne puissent etre publies ou distribues, ils doivent:
a) etre approuves par le Grand Conseil de la Premiere Nation; b) etre signes par: i) le Grand Chef de la Premiere Nation ou le president du Grand Conseil de la Premiere Nation;
ii) le president du Comite des finances et d'audit; iii) le directeur des finances; c) comporter le rapport de l'auditeur portant sur les etats financiers annuels. (2) Les etats financiers annuels audites doivent etre mis a la disposition des membres de la Premiere Nation aux fins d'examen dans les principaux bureaux administratifs de la Premiere Nation durant les heures normales de bureau.
25 I
Rapport annuel 57.(1) Au plus tard cent-quatre-vingts (180) jours apres la fin de chaque exercice, le Grand Conseil de la Premiere Nation doit preparer un rapport annuel sur les activites et le rendement financier de la Premiere Nation pour l'exercice precedent.
(2) Le rapport annuel prevu au paragraphe (1) doit comporter les informations suivantes: a) une description des services et des activites de la Premiere Nation; b) un rapport de situation sur taus les objectifs financiers etablis et les mesures de rendement de la Premiere Nation;
(3) Le rapport annuel prevu au paragraphe (1) doit comporter les informations suivantes: a) les etats financiers annuels audites pour l'exercice precedent; b) tout rapport special enonce a !'article 51, y compris le rapport de l'auditeur. (4) Le directeur general doit fournir le rapport annuel prevu au paragraphe (1) : a) a un membre de la Premiere Nation dans les plus brefs delais apres que ce dernier lui en a fait la demande;
b) a l'Autorite financiere des Premieres nations dans les plus brefs delais apres la publication du rapport si la Premiere Nation est un membre emprunteur.
(5) Le Grand Conseil de la Premiere Nation doit etablir des politiques et des procedures relativement aux mesures et aux recours offerts aux membres de la Premiere Nation qui ont demande a voir le rapport annuel de la Premiere Nation ou les etats financiers annuels audites et les rapports speciaux y etant integres par renvoi mais qui ne les ont pas obtenus.
SECTION 6 - Information et technologies de /'information Propriete des documents 58. Le Grand Conseil de la Premiere Nation doit etablir des politiques et des procedures pour s'assurer que taus les documents produits par la Premiere Nation ou au nom de celle-ci ou conserves, utilises ou regus par quiconque au nom de la Premiere Nation sont la propriete de la Premiere Nation.
Tenue des registres et conservation des documents 59. Le Grand Conseil de la Premiere Nation doit etablir des politiques et des procedures relatives:
a) a la preparation, a la conservation, a la securite, au stockage, a l'acces et a la suppression des documents de la Premiere Nation;
b) a la confidentialite, au controle et a la diffusion de renseignements portant sur la Premiere Nation qui sont en possession de celle-ci, du Grand Conseil de la Premiere
126
Nation, de membres du Grand Conseil de la Premiere Nation, de membres de comites, d'employes, de sous-traitants ou de mandataires de la Premiere Nation.
Registres des comptes 60. Si la Premiere Nation a contracte un emprunt aupres de l'Autorite financiere des Premieres nations qui est garanti par d'autres recettes, le directeur des finances doit preparer, maintenir, conserver et garder en securite un ensemble complet des documents relatifs aux autres recettes de la Premiere Nation, y compris taus les documents prevus a !'article 5 du Reglement sur la mise en reuvre de la gestion des recettes tel qu'il peut etre modifie par le Reglement sur le financement garanti par d'autres recettes.
Technologies de !'information 61. Le Grand Conseil de la Premiere Nation doit etablir des politiques et des procedures relativement aux technologies de !'information utilisees par la Premiere Nation dans le cadre de ses activites afin d'assurer l'integrite du systeme d'administration financiere de la Premiere Nation et de sa base de donnees.
PARTIE V- Immobilisations corporelles Definitions 62. Dans cette partie : « immobilisations corporelles de la Premiere Nation » signifie taus les actifs non financiers de la Premiere Nation ayant une existence physique :
a) qui sont detenus en vue d'etre utilises pour la production ou la fourniture de biens et de services, a des fins de location a d'autres entites, a des fins administratives ou pour l'amenagement, la construction, l'entretien ou la reparation d'autres immobilisations corporelles;
b) qui ant des durees de vie economique se prolongeant au-dela d'une periode comptable;
c) qui seront utilises en permanence; d) qui ne sont pas destines a la vente dans le cours normal des activites. « programme de gestion du cycle de vie» signifie le programme d'inspection, de planification, d'entretien, de remplacement et de surveillance des immobilisations corporelles de la Premiere Nation, telles qu'elles sont decrites a !'article 65;
« projet d'immobilisations » signifie !'acquisition, la construction, la reparation ou le remplacement d'immobilisations corporelles de la Premiere Nation, mais ne comprend pas l'entretien de routine.
271
Obligations generales du Grand Conseil de la Premiere Nation 63. Le Grand Conseil de la Premiere Nation doit prendre toutes les mesures raisonnablement necessaires pour veiller a ce que les immobilisations corporelles de la Premiere Nation :
a) soient inscrites au registre des immobilisations corporelles; b) soient protegees adequatement; c) soient entretenues conformement a un programme de gestion du cycle de vie decrit dans la presente partie;
d) soient planifiees, financees, gerees et construites selon les normes admises de la collectivite.
Fonds de reserve pour immobilisations corporelles 64. Le Grand Conseil de la Premiere Nation doit etablir et gerer un fonds de reserve pour immobilisations corporelles dans le but de financer les depenses liees aux projets d'immobilisations realises en vertu de la presente partie.
Programme de gestion du cycle de vie 65.(1) Le Grand Conseil de la Premiere Nation doit etablir un programme de gestion du cycle de vie des immobilisations corporelles de la Premiere Nation comprenant ce qui suit :
a) !'elaboration, la tenue et la mise a jour d'un registre des immobilisations corporelles de la Premiere Nation;
b) !'inspection periodique des immobilisations corporelles de la Premiere Nation; c) aux fins de l'entretien de routine des immobilisations corporelles de la Premiere Nation, la preparation de ce qui suit :
i)
un plan annuel prevoyant les travaux d'entretien necessaires pour l'exercice suivant;
ii) des previsions a court et a long terme des coots estimes; iii) un budget relatif aux travaux d'entretien necessaires pour l'exercice suivant; d) aux fins des projets d'immobilisations, la preparation de ce qui suit : i) un plan annuel prevoyant les projets d'immobilisations pour l'exercice suivant; ii) des previsions a court et a long terme des coots estimes pour ces projets; e) l'examen annuel par le Comite des finances et d'audit des previsions de travaux et de budgets a l'egard de l'entretien de routine et des projets d'immobilisations.
128
(2) Le Grand Conseil de la Premiere Nation doit etablir des politiques et des procedures relativement :
a) au programme de gestion du cycle de vie des immobilisations corporelles de la Premiere Nation;
b) aux projets d'immobilisations. Gestion des projets d'immobilisations 66.(1) Le Grand Conseil de la Premiere Nation doit etablir des politiques et des procedures relativement a l'approvisionnement, aux contrats ainsi qu'a la gestion et a !'administration des risques relatifs aux projets d'immobilisations.
(2) Taus les projets d'immobilisations doivent etre geres conformement aux politiques et aux procedures prevues au paragraphe (1).
Politique en matiere d'information et de sollicitation des membres de la Premiere Nation 67. Le Grand Conseil de la Premiere Nation doit etablir des politiques et des procedures relativement aux moyens par lesquels les membres de la Premiere Nation seront informes ou sollicites relativement aux emprunts pour les projets d'immobilisations.
PARTIE VI-Signalement d'inconduite Signalement d'infractions et d'irregularites financieres, etc. 68.(1) Sous reserve des paragraphes (2), (3) et (4), si quiconque a une raison de croire: a) qu'une depense, une obligation ou une autre transaction de la Premiere Nation n'est pas autorisee en vertu de la presente LAF ou d'une autre loi de la Premiere Nation;
b) qu'il y a eu vol, detournement ou toute autre utilisation abusive ou irreguliere des fonds, des comptes, des actifs, des passifs et des obligations financieres de la Premiere Nation;
c) que l'on a enfreint une disposition de la presente LAF; d) qu'une personne ne s'est pas conformee aux politiques et aux procedures enoncees a !'article 20;
la personne peut divulguer les circonstances via la ligne de denonciation administree par un tiers independant ou au directeur general.
(2) Si un membre du Grand Conseil de la Premiere Nation apprend !'existence de toute circonstance decrite au paragraphe (1), le membre du Grand Conseil de la Premiere Nation doit faire rapport de ces circonstances au directeur general, sauf si les circonstances exigent qu'un signalement soit effectue en vertu du paragraphe (3).
29 I
(3) Le Grand Conseil de la Premiere Nation ou un membre du Grand Conseil de la Premiere Nation doit faire un signalement au Conseil des Sages lorsque requis par les politiques et procedures applicables du Grand Conseil de la Premiere Nation.
(4) Si un Directeur, employe, sous-traitant ou mandataire de la Premiere Nation apprend !'existence de toute circonstance decrite au paragraphe (1 ), ii ou elle doit faire rapport de ces circonstances au directeur general.
Enquete sur les signalements 69.(1) Si un signalement est fait au directeur general conformement a !'article 68, le directeur general doit enqueter sur les circonstances signalees et communiquer ses constatations au Comite des finances et d'audit dans les plus brefs delais.
(2) Si un signalement est fait via la ligne de denonciation administree par un tiers independant conformement au paragraphe 68(1), ce dernier doit enqueter sur les circonstances signalees et communiquer ses constatations au Comite des finances et d'audit dans les plus brefs delais, ou deleguer l'enquete au president du Comite des finances et d'audit. Le president doit communiquer ses constatations au Comite des finances et d'audit dans les plus brefs delais.
(3) Le Comite des finances et d'audit peut approfondir toute enquete portant sur les circonstances qui lui ant ete signalees en vertu du present article, et ii doit, dans taus les cas, faire rapport au Grand Conseil de la Premiere Nation a l'egard de toutes les circonstances lui ayant ete signalees en vertu du present article, y compris ses recommandations, le cas echeant.
(4) Si le Grand Conseil de la Premiere Nation, ou un membre du Grand Conseil de la Premiere Nation fait un signalement au Conseil des Sages, ce dernier doit enqueter sur les circonstances signalees. Apres enquete, le Conseil des Sages rend un avis et en transmet copie selon les politiques et procedures applicables du Grand Conseil de la Premiere Nation.
Protection des parties 70.(1) Toutes les mesures raisonnables doivent etre prises par le directeur general, les membres du Comite des finances et d'audit et les membres du Grand Conseil de la Premiere Nation afin de s'assurer que l'identite des personnes ayant fait un signalement conformement a !'article 68 demeure confidentielle dans la mesure du possible en toutes circonstances.
(2) Une personne qui fait un signalement de bonne foi en vertu de !'article 68 ne doit en aucun cas faire l'objet de represailles de la part de la Premiere Nation ou d'un membre du Grand Conseil de la Premiere Nation, d'un Directeur, d'un employe, d'un sous-traitant ou d'un mandataire de la Premiere Nation en raison du signalement.
(3) Le directeur general et le president du Comite des finances et d'audit doivent prendre toutes les mesures necessaires pour assurer le respect du paragraphe (2) et doivent signaler toute infraction ou infraction presumee au Grand Conseil de la Premiere Nation.
(4) Le Grand Conseil de la Premiere Nation doit etablir des politiques et des procedures relativement :
I 30
a) a l'enregistrement et a la protection des signalements faits en vertu de !'article 68 et de taus les documents prepares durant l'etude ou l'enquete effectuee sur ces signalements;
b) a l'etude ou a l'enquete sur les signalements faits en vertu de !'article 68; c) au traitement equitable d'une personne visee par un signalement fait en vertu de !'article 68.
Responsabilite relative a !'utilisation abusive de fonds 71.(1) Un membre du Grand Conseil de la Premiere Nation qui vote en faveur d'une resolution autorisant qu'un montant soit depense, place ou utilise contrairement a ce que prevoit la presente LAF ou une loi adoptee en vertu de l'alinea 5(1 )d) de la Loi est personnellement responsable de ce montant vis-a-vis de la Premiere Nation.
(2) Le paragraphe (1) ne s'applique pas si le vote du membre du Grand Conseil de la Premiere Nation est fonde sur des informations fournies par un Directeur ou un employe de la Premiere Nation alors que ce dernier etait coupable de malhonnetete, de negligence grave, de mauvaise conduite ou de conduite malicieuse intentionnelle lorsque les informations ont ete fournies.
(3) Un montant du a la Premiere Nation en vertu du paragraphe (1) peut etre recupere au profit de celle-ci par la Premiere Nation, par un membre de la Premiere Nation ou par une personne qui detient une sOrete aux termes d'un emprunt effectue par la Premiere Nation.
(4) Une defense contre toute action intentee contre un Directeur ou un employe de la Premiere Nation en raison d'une depense, d'un placement ou de !'utilisation non autorises des actifs financiers de la Premiere Nation est consideree comme etant valable s'il est prouve que le Directeur ou l'employe a avise, au moyen d'un avis ecrit et signe a !'intention du Grand Conseil de la Premiere Nation, que la depense, le placement ou !'utilisation serait contraire a la loi.
lndemnisation decoulant de procedures judiciaires 72.( 1) Dans le present article : « indemniser » signifie payer les montants requis ou engages pour : a) se defendre contre une action ou une poursuite intentee contre une personne relativement a l'exercice ou l'exercice prevu des pouvoirs ou des responsabilites ou des fonctions de cette personne;
b) satisfaire un jugement, une allocation ou une penalite impose dans le cadre d'une action ou d'une poursuite enoncee a l'alinea a);
« representant de la Premiere Nation » signifie un membre du Grand Conseil de la Premiere Nation, un Directeur ou un employe, ancien ou actuel, de la Premiere Nation.
(2) Sous reserve du paragraphe (3), le Grand Conseil de la Premiere Nation peut prevoir, par resolution, l'indemnisation d'un Directeur nomme de la Premiere Nation, d'une categorie de
31 I
Directeurs de la Premiere Nation ou de tous les Directeurs de la Premiere Nation conformement aux modalites specifiees dans la resolution.
(3) Le Grand Conseil de la Premiere Nation ne peut pas payer une amende imposee a la suite de la reconnaissance de la culpabilite d'un Directeur de la Premiere Nation relativement a une infraction, a moins que !'infraction en question ne soit une infraction de responsabilite stricte ou absolue.
PARTIE VII - Divers Normes du CGF 73.(1) Si la Premiere Nation est un membre emprunteur ou detient un certificat delivre par le CGF en vertu du paragraphe 50(3) de la Loi, la Premiere Nation doit se conformer a toutes les normes applicables du CGF.
(2) Si le Grand Conseil de la Premiere Nation apprend que la Premiere Nation ne respecte pas une norme du CGF visee par le paragraphe (1), le Grand Conseil de la Premiere Nation doit, dans les plus brefs delais, prendre les mesures necessaires afin que la Premiere Nation se conforme a la norme du CGF en question.
Delegation de pouvoirs relativement aux autres recettes 74.(1) Le present article ne s'applique a la Premiere Nation que si elle utilise d'autres recettes pour garantir un emprunt contracte aupres de l'Autorite financiere des Premieres nations.
(2) Sans limiter la portee de !'article 53 de la Loi tel qu'il a ete adapte par le Reglement sur le financement garanti par d'autres recettes, si le CGF donne avis, conformement au paragraphe 53 de la Loi, a la Premiere Nation qu'il est necessaire que la gestion de ses autres recettes soit prise en charge par un tiers, le Grand Conseil de la Premiere Nation delegue au CGF :
a) les pouvoirs enonces au paragraphe 53(2) de la Loi tels qu'ils ont ete adaptes par le Reglement sur le financement garanti par d'autres recettes;
b) tout autre pouvoir du Grand Conseil de la Premiere Nation necessaire pour donner effet a la gestion par un tiers des autres recettes de la Premiere Nation en vertu de la Loi.
Examen periodique et modification de la LAF 75.(1) Le Comite des finances et d'audit doit proceder, de fagon periodique, a un examen de la presente LAF conformement a une politique etablie par le Grand Conseil de la Premiere Nation:
a) pour determiner si elle favorise une administration rigoureuse et efficace de de la Premiere Nation;
b) pour cerner toutes les modifications de la presente LAF pouvant permettre de mieux repondre a cet objectif.
I 32
(2) Le Grand Conseil de la Premiere Nation doit etablir des politiques et des procedures concernant les moyens par lesquels on envisage d'informer ou de solliciter les membres de la Premiere Nation a l'egard de toute modification proposee a la presente LAF.
(3) Si la Premiere Nation est un membre emprunteur, elle ne peut abroger la presente LAF que si elle la remplace au meme moment par une autre loi sur !'administration financiere ayant ete examinee par le CGF et ayant re9u une attestation de conformite aux termes de !'article 9 de la Loi.
(4) Toute modification de la presente LAF doit etre examinee par le CGF et avoir re9u une attestation de conformite aux termes de !'article 9 de la Loi.
Abrogation 76. La Loi sur /'administration financiere de la Premiere Nation Wolastoqiyik Wahsipekuk, adoptee le 10 juillet 2020, est abrogee.
33 I
Entree en vigueur 77. La presente loi entre en vigueur le jour suivant la date a laquelle elle a ete approuvee par le CGF en vertu de !'article 9 de la Loi.
PAR LES PRESENTES, LA PRESENTE LOI SUR L'ADMINISTRATION FINANCIERE EST DUMENT ADOPTEE par le Grand Conseil de la Premiere Nation le 2 ieme jour d'octobre 2023, a Cacouna, dans la province de Quebec, lors d'une assemblee du Grand Conseil de la Premiere Nation dOment convoquee et tenue a laquelle le quorum exige de trois (3) membres du Grand Conseil de la Premiere Nation etait atteint pour toute la duree de l'assemblee.
d~' acques Tremblay ~ f.'i~ Ce7 hard Belanger
Chef~ ~ ne Bruneau ¼~v Chef conSeillere Shirle'y Kennedy
Chef conseiller Kevin Morais
I 34