Des modèles de règlements en vertu de l'article 83 de la Loi sur les Indiens

PREMIÈRE NATION ____________ O RÈGLEMENT N ____ ÉBAUCHE DE RÈGLEMENT SUR L’ADMINISTRATION FINANCIÈRE DE LA PREMIÈRE NATION

Ébauche d’un Règlement visant à réglementer la gestion et le contrôle des fonds d’une Première nation et à établir la structure administrative de la Première nation qui gère le fonds.

Table des matières PARTIE 1 ..................................................................................................................................................................... 3 TITRE ....................................................................................................................................................................... 3 PARTIE 2 ..................................................................................................................................................................... 3 DÉFINITIONS ......................................................................................................................................................... 3 PARTIE 3 ..................................................................................................................................................................... 5 APPLICATION ........................................................................................................................................................ 5 PARTIE 4 ..................................................................................................................................................................... 5 LE CONSEIL ............................................................................................................................................................ 5 Rôle du Conseil .................................................................................................................................................... 5 Obligations ........................................................................................................................................................... 6 Accords de rechange relativement aux accords de financement .......................................................................... 6 PARTIE 5 ..................................................................................................................................................................... 7 LE CONSEIL DU TRÉSOR ..................................................................................................................................... 7 Le rôle du Conseil du Trésor ............................................................................................................................... 7 Constitution du Conseil du Trésor ....................................................................................................................... 8 Mandat ................................................................................................................................................................. 8 Élection et rôle du président ................................................................................................................................ 8 L’ADMINISTRATEUR DE BANDE ....................................................................................................................... 9 Rôle de l’administrateur de bande ....................................................................................................................... 9 CONTRÔLEUR...................................................................................................................................................... 10 Rôle du contrôleur ............................................................................................................................................. 10 Nomination d’un contrôleur ............................................................................................................................... 11 PARTIE 6 ................................................................................................................................................................... 11 EXERCICE ............................................................................................................................................................. 11 BUDGET ANNUEL ............................................................................................................................................... 11 VÉRIFICATION ANNUELLE .............................................................................................................................. 11 Accès au public .................................................................................................................................................. 12 PARTIE 7 ................................................................................................................................................................... 13 GESTION FINANCIÈRE : DÉPÔTS ..................................................................................................................... 13 Exigences générales ........................................................................................................................................... 13 Comptes bancaires et compte d’impôts .............................................................................................................. 13 333-00.1\00005

- 2 - GESTION FINANCIÈRE : FONDS DE RÉSERVE .............................................................................................. 14 Fonds de réserve ................................................................................................................................................ 14 Conditions d’utilisation ...................................................................................................................................... 14 GESTION FINANCIÈRE : DÉPENSES ................................................................................................................ 15 Conditions liées aux dépenses ............................................................................................................................ 15 Signataires autorisés .......................................................................................................................................... 15 Exigences de cautionnement et d’assurance ...................................................................................................... 16 Procédures de dépenses ..................................................................................................................................... 16 Petite caisse ....................................................................................................................................................... 17 Frais de déplacement ......................................................................................................................................... 17 GESTION FINANCIÈRE : PRÊTS, EMPRUNTS ET DETTES ............................................................................ 18 Prêts ................................................................................................................................................................... 18 Pouvoirs d’emprunt et de crédit du Conseil ....................................................................................................... 18 Conditions d’emprunt ........................................................................................................................................ 19 Recouvrement des dettes .................................................................................................................................... 20 PRODUCTION DE RAPPORTS FINANCIERS : LA FACTURATION............................................................... 20 ADJUDICATION DES CONTRATS ..................................................................................................................... 21 Exigences relatives aux appels d’offres ............................................................................................................. 21 PARTIE 8 ................................................................................................................................................................... 23 CONFLITS D’INTÉRÊTS...................................................................................................................................... 23 Définitions .......................................................................................................................................................... 23 Règle générale concernant les conflits d’intérêts .............................................................................................. 23 Divulgation par les membres du Conseil et du Conseil du Trésor ..................................................................... 23 Divulgation par les employés ............................................................................................................................. 24 Obligation de rendre compte ............................................................................................................................. 24 Suspension ou destitution ................................................................................................................................... 24 PARTIE 9 ................................................................................................................................................................... 25 NON-CONFORMITÉ ............................................................................................................................................ 25 PARTIE 10 ................................................................................................................................................................. 25 MODIFICATIONS ET ABROGATION ................................................................................................................ 25 PARTIE 11 ................................................................................................................................................................. 25 DISPOSITIONS GÉNÉRALES .............................................................................................................................. 25

ATTENDU QUE la Loi sur les Indiens prévoit que le Conseil peut, sous réserve de l’approbation du ministre des Affaires indiennes et du Nord canadien, créer des règlements dans le but de justifier les motifs suivants :

(a) l’appropriation et les dépenses des avoirs monétaires de la Première nation afin de couvrir les dépenses de la Première nation;

(b) la nomination d’agents responsables de la direction des activités du Conseil; (c) toute question découlant de l’exercice des pouvoirs décrits dans l’article 83(1) de la Loi ou accessoires à ceux-ci;

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- 3 - ET ATTENDU QUE le Conseil de la Première nation a déterminé qu’il est souhaitable et nécessaire qu’un règlement sur l’administration financière soit établi aux fins prévues en vertu de l’article 83(1) de la Loi;

À CES CAUSES, le Conseil de la Première nation édicte, lors d’une réunion dûment convoquée, le Règlement suivant :

PARTIE 1 TITRE 1. Le présent Règlement peut être appelé le « Règlement sur l’administration financière de la Première nation ». PARTIE 2 DÉFINITIONS 2. Dans le contexte du présent Règlement, « accord de financement » Tout contrat écrit entre la Première nation et une ou plusieurs autres parties, en vertu duquel des sommes d’argent doivent être payées à la Première nation;

« administrateur de bande » Employé ou entrepreneur nommé par résolution à titre d’administrateur de la Première nation;

« budget annuel » Les recettes et les dépenses prévues et approuvées par le Conseil en vertu de l’article 31 pour l’exercice suivant. Il comprend toutes les modifications au budget annuel apportées en vertu de l’article 30;

« compte d’impôt » Compte bancaire unique au nom de la Première nation servant à héberger toutes les recettes et à couvrir les dépenses fiscales;

« compte général » Tout compte bancaire au nom de la Première nation créé en vertu de l’article 46;

« Conseil » Le Conseil de la Première nation, y compris le chef de celle-ci; « Conseil du Trésor » Le Conseil du Trésor de la Première nation établi conformément à l’article 11 du présent Règlement;

« contrôleur » Personne nommée aux termes de l’article 23; « employé » Comprend, pour les besoins du présent Règlement, tout entrepreneur ayant un lien avec la Première nation qui administre, gère ou contrôle les fonds de la Première nation;

« états financiers vérifiés annuels » Les états financiers consolidés vérifiés par un vérificateur dans le cadre de la tenue de la vérification annuelle;

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- 4 - « fin d’exercice » La date précisée à l’article 25. « fonds de la Première nation » Tous les avoirs monétaires reçus et gérés par le Conseil ou ses représentants désignés, à l’usage et au profit de la Première nation, y compris toutes les recettes, les subventions, les contributions, les prêts, les gains d’entreprises et, sauf avis contraire dans le présent Règlement, ils comprennent les recettes fiscales, mais non :

(a) les sommes d’argent reçues par la Première nation au nom d’une personne, d’une entité juridique ou d’un partenariat;

(b) toute somme d’argent reçue et gérée par le Conseil pour laquelle le Conseil a approuvé un accord de rechange en vertu de l’article 9 du présent Règlement;

« Loi » Loi sur les Indiens; « Première nation » La Première nation __________, constituant une bande, telle que définie en vertu de la Loi sur les Indiens;

« recettes fiscales » Toute recette perçue par la Première nation aux termes d’un Règlement sur la fiscalité.

« Règlement sur les dépenses » Règlement de la Première nation promulgué aux termes de l’article 83 de la Loi, déterminant les dépenses autorisées à partir des recettes fiscales;

« Règlement sur la fiscalité » Règlement prévoyant l’imposition de biens fonciers et promulgué par la Première nation en vertu de l’article 83 de la Loi;

« résolution » Décision du Conseil à une assemblée du Conseil dûment convoquée et enregistrée par écrit;

« service » Division ou bureau administratif du gouvernement de la Première nation, tel qu’il est établi de temps à autre, comprenant :

(a) les unités organisationnelles internes de l’administration de la Première nation; (b) tout conseil, tribunal, commission ou comité de la Première nation; (c) toute entité juridique contrôlée par la Première nation, y compris un partenariat; « travaux d’immobilisations » Les biens matériels importants appartenant ou contrôlés par la Première nation, y compris les routes, les ponts, les services publics, l’approvisionnement en eau et les fosses septiques, les fossés de drainage et les déversoirs, les bâtiments, les installations de recyclage, les terres, les aménagements du paysage et les clôtures;

« vérificateur » Personne ou entreprise désignée à titre de comptable agréé ou de comptable général certifié et membre en bonne et due forme d’une association de comptables enregistrée qui réglemente sa désignation;

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- 5 - « vérification annuelle » Vérification des états financiers consolidés de la Première nation de l’exercice précédent par un vérificateur ou une vérificatrice, selon les normes de vérification généralement reconnues, y compris la vérification distincte des créances fiscales;

PARTIE 3 APPLICATION 3. Le présent Règlement régit la gestion et le contrôle des fonds de la Première nation et l’organisation administrative de la Première nation en vue de la gestion et du contrôle des fonds de la Première nation.

4. Le présent Règlement s’applique au Conseil et à tous les services qui reçoivent des fonds de la Première nation.

PARTIE 4 LE CONSEIL Rôle du Conseil 5. Le Conseil doit diriger les activités de la Première nation d’une manière qui assure une saine gestion financière en s’acquittant, entre autres, des obligations et des responsabilités suivantes :

(a) veiller à ce que le budget annuel de la Première nation n’ait pas des dépenses supérieures aux recettes;

(b) planifier et établir des budgets pour les ressources financières et autres relativement aux services et aux projets d’immobilisations locaux;

(c) établir des politiques et des procédures visant à préserver les ressources de la Première nation et à maximiser le bien-être des membres de la Première nation;

(d) s’assurer que le Conseil et tous les employés de la Première nation ont une responsabilité financière complète en tout temps vis-à-vis tous les membres de la Première nation;

(e) s’assurer que la Première nation répond à toutes les obligations financières auprès des tiers;

(f) veiller à ce que tous les investissements dans des instruments financiers soient faits conformément aux normes de l’investisseur prudent;

(g) superviser le travail de tous les employés de la Première nation, par l’entremise de l’administrateur de bande et veiller à ce que tous les employés de la Première nation qui gèrent et contrôlent les fonds de la Première nation :

(i) soient responsables de maintenir des dossiers financiers rigoureux; 333-00.1\00005

- 6 - (ii) aient les compétences nécessaires pour occuper le poste dans lequel ils ont été nommés;

(h) permettant l’accès à tous les membres de la Première nation, sous la supervision du Conseil ou de son responsable désigné, aux règlements, aux budgets annuels, aux états financiers vérifiés annuels et aux rapports de vérification annuels de la Première nation;

(i) veillant à ce que tous les dossiers financiers de la Première nation, y compris les fichiers informatiques, soient conservés au bureau administratif de la Première nation en lieu sûr et sécuritaire et qu’ils ne sortent pas de ce bureau sans l’autorisation du Conseil, laquelle autorisation doit être matérialisée par résolution;

(j) veiller à ce que la vente de tout bien appartenant à la Première nation ne soit pas réalisée à un prix inférieur à la juste valeur marchande.

Obligations 6. Chaque membre du Conseil doit, dans l’exercice des pouvoirs et des fonctions qui lui sont conférés en vertu du présent Règlement :

(a) agir en toute honnêteté et dans la bonne foi et les meilleurs intérêts de la Première nation;

(b) reproduire l’attention particulière portée au détail, la diligence et les compétences d’une personne raisonnablement prudente.

Accords de rechange relativement aux accords de financement [Remarque à l’intention de la Première nation : les articles 7 et 8 visent à permettre une certaine souplesse, au cas où la Première nation obtiendrait du financement de la part d’un tiers (comme le MAINC ou une partie privée), mais le financement vient avec certaines contraintes, c.-à-d. des exigences quant à la façon dont les fonds doivent être traités différentes des procédures normales de la Première nation aux termes du présent Règlement.]

7. Le Conseil peut, par résolution, approuver tout accord de financement. 8. Par dérogation aux dispositions du présent Règlement, le Conseil peut approuver, par résolution, un accord de rechange autre que les dispositions du présent Règlement en vue de la gestion des sommes d’argent reçues conformément aux termes d’un accord de financement, si les conditions de celui-ci nécessitent l’accord de rechange en question.

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- 7 - PARTIE 5 LE CONSEIL DU TRÉSOR Le rôle du Conseil du Trésor 9. Le Conseil du Trésor doit assurer le contrôle et la gestion des fonds de la Première nation d’une manière conforme aux pratiques de la gestion financière prudente en s’acquittant, entre autres, des obligations et responsabilités suivantes :

(a) gérer et contrôler toutes les transactions concernant les fonds des Premières nations, y compris la réception, la perception, la dépense et le décaissement de fonds de la Première nation;

(b) administrer et superviser la compilation et la préparation de renseignements en vue du budget annuel;

(c) présenter le budget annuel au Conseil en vue de sa révision et de son approbation par résolution;

(d) veiller à conclure la tenue d’une vérification annuelle et une présentation de la vérification devant le Conseil en vue de sa révision et de son approbation par résolution;

(e) administrer et superviser les dossiers financiers et les systèmes de production de rapports de la Première nation;

(f) assurer la conformité financière de la Première nation à tous les contrats et les accords de financement conclus par le Conseil ou tout service et signaler immédiatement toute non-conformité au Conseil;

(g) rendre compte au Conseil au sujet de questions financières; (h) donner des avis au Conseil au sujet de questions financières; (i) élaborer et présenter une liste de candidats au Conseil pour le poste de contrôleur; (j) superviser et encadrer le rôle et les responsabilités du contrôleur; (k) superviser toutes les autres questions ayant un lien avec les questions financières de la Première nation.

10. Le Conseil du Trésor peut prescrire n’importe quelle exigence relativement à la forme et au contenu des dossiers financiers et des systèmes de comptabilité de la Première nation qu’il juge nécessaire.

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- 8 - Constitution du Conseil du Trésor [Remarque à l’intention de la Première nation : cette ébauche de règlement établit un conseil du Trésor constitué de cinq personnes. Vous devriez établir un conseil du Trésor d’une taille convenable selon la taille de votre communauté. Tout conseil du Trésor devrait comporter un nombre impair de membres, au moins trois membres et l’un d’entre eux devrait être l’administrateur de bande et un autre devrait être conseiller.]

11. Le Conseil établit par la présente un conseil du trésor de la Première nation. 12. Le Conseil doit nommer, par résolution, au moins cinq membres du Conseil du Trésor et ces membres doivent comprendre :

(a) l’administrateur de bande; (b) au moins deux membres du Conseil; (c) au moins deux membres de la Première nation qui ne sont pas des membres du Conseil.

Mandat 13. Le Conseil doit nommer, par résolution, l’administrateur de bande à titre de membre du Conseil du Trésor tant et aussi longtemps que cette personne occupera son poste.

14. Le Conseil doit nommer, par résolution, les membres du Conseil du Trésor prescrits aux termes des paragraphes 15(b) et (c) selon un mandat dont la durée est la même que le mandat d’un membre du Conseil.

15. Un membre du Conseil du Trésor peut être démis de ses fonctions : (a) par le président si le membre a raté trois assemblées prévues consécutives du Conseil du Trésor;

(b) par une majorité de membres du Conseil du Trésor et à la suite de la recommandation du président;

(c) à la suite d’un vote unanime du Conseil du Trésor. 16. Si un poste quelconque du Conseil du Trésor est laissé vacant pour une raison ou une autre, y compris en vertu de l’article 15, le Conseil doit alors nommer, par résolution, les membres nécessaires pour pourvoir tout poste vacant au sein du Conseil du Trésor à la suite de ce changement.

Élection et rôle du président 17. Le Conseil du Trésor doit élire parmi ses membres une personne qui sera appelée à agir à titre de président du Conseil du Trésor.

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- 9 - 18. Le mandat du poste de président doit être de deux ans et une personne peut agir à titre de président pendant plusieurs mandats consécutifs.

19. Si le président démissionne, le Conseil du Trésor doit élire une autre personne parmi ses membres à titre de président pendant le restant du mandat en cours.

20. Le président doit : (a) superviser et diriger le travail du Conseil du Trésor; (b) s’acquitter des fonctions administratives au besoin de façon à superviser et mettre en œuvre le travail du Conseil du Trésor;

(c) présider les assemblées du Conseil du Trésor. L’ADMINISTRATEUR DE BANDE Rôle de l’administrateur de bande [Remarque à l’intention de la Première nation : les dispositions ci-dessous énumèrent les responsabilités en matière d’administration financière particulières à l’administrateur de bande et ne visent pas à offrir une description complète des fonctions d’un administrateur de bande.]

21. L’administrateur de bande doit agir à titre d’agent principal d’administration du Conseil du Trésor et doit aider ce dernier à s’acquitter de ses fonctions. Les fonctions de l’administrateur de bande comprennent notamment :

(a) assurer la création et la maintenance de dossiers adéquats comportant les procès-verbaux, les résolutions, les décisions et autres procédures du Conseil du Trésor;

(b) préserver la sécurité des finances et des documents financiers en : (i) établissant des pratiques d’entreposage des documents financiers et des avoirs monétaires dans des coffrets de sécurité ou des coffres-forts;

(ii) établissant des pratiques d’entreposage sécurisé au moyen de codes de sécurité et de verrous sur les fichiers, l’argent comptant et les documents de valeur;

(iii) s’assurant que pas plus de deux personnes, à part lui-même, connaissent les codes de sécurité et les combinaisons ou sont en possession des clés donnant accès aux documents sous verrous;

(c) s’assurer que toutes les liquidités sont déposées dans un coffre-fort de dépôt provisoire situé au bureau administratif de la Première nation à la fin de chaque jour ouvrable;

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- 10 - (d) contrôler la conformité financière de tous les accords contractuels et de financement conclus par le Conseil du Trésor ou par tout autre service et signaler immédiatement tout cas de non-conformité au Conseil du Trésor;

(e) s’acquitter de toute autre tâche attribuée par le Conseil du Trésor. CONTRÔLEUR Rôle du contrôleur 22. Le contrôleur relève directement du Conseil du Trésor et doit : (a) remplir les tâches administratives nécessaires pour s’acquitter des fonctions d’administration financière du Conseil du Trésor, y compris la supervision du personnel;

(b) maintenir les dossiers comportant tous les renseignements nécessaires pour faciliter la vérification annuelle;

(c) compiler et préparer des données en vue de la production du budget annuel et de toute modification du budget annuel;

(d) administrer et maintenir des dossiers financiers adéquats et opportuns, de même que des systèmes de production de rapports qui enregistrent toutes les transactions financières de la Première nation, y compris, mais sans se limiter aux copies de tous les documents justificatifs, les états financiers, les chèques annulés et la correspondance relativement aux activités et aux systèmes financiers de la Première nation;

(e) préparer et présenter un état financier au Conseil du Trésor le 20 de chaque mois, sur les données du mois précédent, comportant un bilan et un état des résultats d’exploitation illustrant les recettes et les dépenses;

(f) recevoir, enregistrer et déposer ou administrer la réception, l’enregistrement et le dépôt de toutes les sommes d’argent reçues par la Première nation en temps opportun;

(g) veiller à ce que tous les comptes créditeurs soient payés conformément aux procédures décrites dans le présent Règlement;

(h) s’acquitter de toute autre tâche attribuée par le Conseil du Trésor; (i) maintenir un inventaire détaillé de l’ensemble des biens de la Première nation ayant une évaluation raisonnable de la juste valeur marchande supérieure à $.

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- 11 - Nomination d’un contrôleur 23. Le Conseil du Trésor doit dresser une liste d’au moins trois candidats éventuels pour pourvoir le poste de contrôleur et le Conseil doit nommer, par résolution, une personne à titre de contrôleur à partir de la liste.

24. Sous réserve des dispositions du présent Règlement, la nomination et la destitution de toute personne à titre de contrôleur doivent être faites conformément à toutes les politiques régissant le personnel de la Première nation.

PARTIE 6 EXERCICE 25. La fin de l’exercice financier de la Première nation est le 31 mars. BUDGET ANNUEL 26. Le Conseil du Trésor doit préparer une estimation des recettes prévues de la Première nation aux fins de préparation du budget annuel.

27. Chaque chef de service doit préparer le budget annuel du service et toute modification à celui-ci en vue de l’exploitation du service. Il doit également présenter le budget et toute modification à celui-ci préparés pour le Conseil du Trésor.

28. Le Conseil du Trésor doit préparer un budget annuel et le présenter au Conseil aux fins d’étude et d’approbation par résolution.

29. Le Conseil est l’unique responsable de l’approbation du budget annuel de chaque exercice.

30. Le Conseil peut ordonner, par résolution, l’apport des modifications au budget annuel présentées par le Conseil du Trésor.

31. Le budget annuel entre en vigueur dès son approbation, par résolution du Conseil. 32. Le budget annuel doit être mis à la disposition de tous les membres de la Première nation durant les heures normales de travail aux fins d’inspection et des copies doivent être fournies aux membres de la Première nation, au contrôleur notamment, à la suite d’une demande écrite et du versement de frais de 25 $.

VÉRIFICATION ANNUELLE 33. Le Conseil doit nommer chaque année, par résolution, un vérificateur chargé de procéder à la vérification annuelle et à préparer un rapport de vérification annuel et un rapport de vérification annuel distinct en ce qui a trait au compte d’impôts.

34. Le vérificateur relève du Conseil. 333-00.1\00005

- 12 - 35. Le vérificateur doit avoir le droit d’accéder à tous les renseignements ou dossiers détenus ou sous le contrôle de la Première nation et nécessaires pour réaliser la vérification annuelle, y compris, mais sans se limiter :

(a) à tous les livres, dossiers, comptes et pièces justificatives de la Première nation; (b) à tous les renseignements détenus ou sous le contrôle d’un chef de service ou de tout agent de la Première nation nécessaires à la réalisation de la vérification;

(c) à toutes les résolutions du Conseil et aux règlements de la Première nation; (d) à tous les accords, contrats ou documents connexes conclus par la Première nation, le Conseil ou tout employé de la Première nation ou sous le contrôle de l’un ou l’autre d’entre eux.

36. La vérification annuelle doit être réalisée de façon conforme aux normes de vérification généralement reconnues, comprendre un examen général de la pertinence des procédures comptables et des systèmes de contrôle de la comptabilité employés afin de préserver et de protéger les actifs de la Première nation et être conclue au plus tard quatre mois après la fin de l’exercice.

37. Le contrôleur doit offrir toute aide nécessaire au vérificateur pour réaliser la vérification annuelle.

38. Après l’examen des états financiers vérifiés annuels et des rapports de vérification annuels par le Conseil du Trésor, le vérificateur doit présenter les états financiers et les rapports au Conseil.

39. Le Conseil doit étudier les états financiers vérifiés annuels et les rapports de vérification annuels et procéder à un vote en vue de leur approbation ou non durant une assemblée du Conseil dûment convoquée et, s’ils ont été approuvés, le chef et une autre personne désignée par résolution doivent les signer.

Accès au public 40. Dès que le Conseil signe les états financiers vérifiés annuels et les rapports de vérification annuels, le contrôleur doit afficher des copies des états financiers et des rapports dans les endroits publics déterminés par le Conseil par résolution.

41. Le contrôleur doit conserver les états financiers vérifiés annuels et les rapports de vérification annuels signés et tout membre de la Première nation peut :

(a) inspecter les états financiers et les rapports durant les heures normales de travail; (b) faire des copies des états financiers et des rapports, en totalité ou en partie, directement ou par l’entremise d’un agent, à la suite du paiement de frais de 0,25 $ par page.

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- 13 - PARTIE 7 GESTION FINANCIÈRE : DÉPÔTS Exigences générales 42. Le Conseil du Trésor doit veiller à ce que tous les comptes de résultats et d’épargne au nom de la Première nation soient établis dans une banque à charte, une société de fiducie ou une caisse d’épargne et de crédit.

43. Le contrôleur doit assurer la mise sous clé de l’ensemble des fonds de la Première nation reçus et maintenir un livret de quittance à propos de ces fonds.

44. À la réception de quelconques fonds de la Première nation quelconques, autres que des recettes fiscales, le contrôleur doit :

(a) estampiller tous les chèques immédiatement à la réception avec un timbre désignant les sommes d’argent à déposer dans un compte général;

(b) s’organiser pour que ces fonds soient déposés dans un compte général au plus tard cinq jours après les avoir reçus;

(c) remettre rapidement un reçu au montant correspondant à l’intention du débiteur. 45. À la réception de recettes fiscales quelconques, le contrôleur doit : (a) estampiller tous les chèques immédiatement à la réception avec un timbre désignant les sommes d’argent à déposer dans le compte d’impôts;

(b) s’organiser pour que ces fonds soient déposés dans le compte d’impôts au plus tard cinq jours après les avoir reçus;

(c) remettre un reçu, sous réserve de toute exigence du Règlement fiscal de remettre rapidement un reçu, au montant correspondant à l’intention du débiteur.

Comptes bancaires et compte d’impôts 46. Le contrôleur doit établir, sous la supervision du Conseil du Trésor, au moins un compte bancaire au nom de la Première nation, dans lequel tous les fonds de la Première nation, autres que les recettes fiscales, doivent être déposés.

47. Le contrôleur doit établir, sous la supervision du Conseil du Trésor, un compte d’impôts dans lequel toutes les recettes fiscales doivent être déposées.

48. Le Conseil du Trésor peut autoriser le contrôleur à réaffecter des fonds d’un compte général à un autre, pour des raisons d’investissement ou de prestation de programmes et de services.

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- 14 - 49. Les fonds placés dans un compte général quelconque et dans le compte d’impôts doivent être administrés par le contrôleur.

50. Les intérêts que rapportent les fonds de la Première nation, autres que les recettes fiscales, doivent être versés dans un compte général.

51. Les intérêts que rapportent les recettes fiscales doivent être versés dans le compte d’impôts.

GESTION FINANCIÈRE : FONDS DE RÉSERVE [Remarque à l’intention de la Première nation : les dispositions relatives au fonds de réserve ont été ajoutées aux présentes pour vous permettre de les étudier.]

Fonds de réserve 52. Sous réserve des dispositions relatives à tout accord de financement, le Conseil peut autoriser, par résolution, l’établissement d’un fonds de réserve, en utilisant les fonds de la Première nation autres que les recettes fiscales, appelé le « fonds de réserve », dans le seul but :

[Remarque à l’intention de la Première nation : les raisons ci-dessous sont deux exemples de raisons pour lesquelles vous pourriez souhaiter créer un fonds de réserve.]

(a) de procéder aux travaux d’immobilisations de la Première nation ou y apporter des améliorations;

(b) d’offrir un supplément en réponse aux coûts d’exploitation lorsque l’on s’attend à ce que les recettes prévues en vue du financement des programmes administratifs, sociaux et éducatifs de la Première nation soient inférieures aux dépenses prévues.

Conditions d’utilisation 53. Les conditions suivantes s’appliquent à l’utilisation de tout fonds de réserve créé en vertu de l’article 52 :

(a) le fonds de réserve doit être établi dans un compte bancaire distinct d’une banque à charte, d’une société fiduciaire ou d’une caisse d’épargne et de crédit;

(b) le Conseil doit informer les membres de la Première nation à propos de l’utilisation du fonds de réserve de façon fréquente;

(c) les membres de la Première nation doivent donner leur approbation préalable à tout retrait du fonds de réserve supérieur à $; une telle approbation doit être obtenue de la manière prescrite aux termes du paragraphe 70(b) du présent Règlement;

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- 15 - (d) le Conseil doit veiller à ce que les contributions soient faites au fonds de réserve chaque année dans le cadre des dépenses mensuelles normales à partir du fonds de la Première nation et chaque contribution doit représenter au moins p. 100 des recettes annuelles prévues de la Première nation énoncées dans les projections budgétaires annuelles;

(e) le Conseil peut seulement retirer des montants d’argent à partir du fonds de er réserve entre le 1 et le 15 avril de chaque exercice et uniquement si le solde du compte du fonds de réserve est d’au moins $ après le retrait, à moins que le Conseil ne reçoive l’approbation des membres de la Première nation de la manière prescrite aux termes du paragraphe 70(b) du présent Règlement;

(f) le Conseil doit veiller à ce que les contributions au fonds de réserve soient prévues au budget dans le cadre du budget annuel et qu’elles soient illustrées dans les états financiers exigés aux termes du paragraphe 22(e) du présent Règlement;

er (g) le fonds de réserve doit être établi et maintenu au plus tard le 1 avril _____ et on er ne peut y accéder avant le 1 avril _____. GESTION FINANCIÈRE : DÉPENSES Conditions liées aux dépenses 54. Avant d’entreprendre toute dépense à partir d’un compte général, autre que des prêts en vertu de l’article 68, les conditions suivantes doivent être observées :

(a) les fonds retenus aux fins de dépense doivent être affectés et approuvés dans le cadre du budget annuel;

(b) la dépense doit être conforme aux pratiques de gestion prudente de la trésorerie. 55. Toute dépense réalisée à partir du compte d’impôts doit être faite conformément à un Règlement sur les dépenses.

Signataires autorisés 56. Le Conseil peut désigner, par résolution, jusqu’à quatre personnes pour signer tout bon de commande, bon de travail, chèque, accord ou autre obligation justifiant une dépense à partir des fonds de la Première nation, à la condition que toute obligation de réaliser une dépense soit signée par :

(a) au moins un conseiller; (b) l’administrateur de bande ou, si l’administrateur de bande n’est pas disponible, par le directeur des finances.

57. [Remarque à l’intention de la Première nation : les types de dépenses et de montants approuvés au préalable énumérés ci-dessous ne sont donnés qu’à titre d’exemple.

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- 16 - Veuillez inscrire les types de dépenses que vous souhaitez approuver au préalable, de même que les montants acceptables aux yeux des signataires autorisés de votre communauté. Tenez compte de la taille de votre administration, de votre budget et du niveau de pouvoir décisionnel du personnel.]